секретарь/офис-менеджер/помощник юриста/архивариус

Принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции‚ передача ее в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Принятие документов и личных заявлений на подпись руководителя. Работа с телефонными звонками‚ передача служебной информации руководителю‚ проведение телефонных переговоров с руководителем. По поручению руководителя составление писем‚ запросов‚ других документов. Осуществление контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений‚ а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя‚ взятых на контроль. Прием посетителей‚ рассмотрение просьб и предложений работников. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой‚ обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив. Организация командировок руководителя: заказ авиа- и железнодорожных билетов‚ бронирование гостиниц. Выполнение отдельные служебных поручений своего непосредственного руководителя.

Выполнение различных вычислительных и графические работ‚ связанных с производственной деятельностью‚ произведение набора текста. Регистрация сделки и изменения в базе компании. Выписка и отправка по факсу счета заказчикам. Редактирование агентской базы клиентов в базе и распечатка необходимой информации менеджеру. Отправка и принятие гарантийных писем‚ прайсов по факсу. Распечатка документов‚ необходимых в работе менеджера. Своевременная выписка накладных и счет-фактур‚ а также соответствующих сопроводительных документов.

Осуществление работы по ведению архивного дела в суде. Хранение и обеспечение сохранности документов‚ поступивших в архив. Принятие и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов‚ законченных делопроизводством. Участие в разработке номенклатур дел‚ проверка правильности формирования и оформления при их передаче в архив. Систематизация и размещение дел‚ ведение их учета. Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения‚ а также акты для передачи документов на государственное хранение‚ на списание и уничтожение материалов‚ сроки хранения которых истекли. Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам‚ обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Работа с телефонными звонками‚ передача служебной информации руководителю‚ проведение телефонных переговоров с руководителем.

Квалификация: Юрист