Руководитель секретариата (канцелярии)

Организация документооборота крупной коммерческой компании в соответствии с требованиями ГСДОУ и ГОСТ с нуля. Руководство Службой Документационного обеспечения управления (16 человек): канцелярия, помощники директоров, архив, ресепшн. Организация и контроль ведения бумажного и электронного документооборота компании. Организация контроля исполнения документов по резолюциям руководителей. Создание и организация работы архива компании. Разработка и внедрение Системы электронного документооборота с нуля: с написания Технического задания до промышленного внедрения в эксплуатацию. Организация отправки и получения почтовой корреспонденции компании Почтой России, курьерскими службами (выбор курьерской компании, переговоры, заключение договора, получение льготных условий). Организация получения корреспонденции по приему факсов на электронный адрес компании. Организация получения электронных сообщений на корпоративный электронный почтовый ящик, распределения сообщений заинтересованным в информации подразделениям компании (коммерческие предложения). Организация подготовки нотариально заверенных документов для участия в тендерах (конкурсах) – работа с нотариусом.

Руководство канцелярией компании: организация и контроль документооборота компании - по приему и отправке корреспонденции (почта, курьеры, электронные сообщения); внутренний документооборот - регистрация документов в электронной базе данных, передача на резолюцию руководителям, доведение до исполнителей.Контроль оформления, подписания и регистрация договоров. Работа с курьерскими компаниями, mail-room. Разработка Системы Электронного Документооборота компании.

Прием и регистрация входящей документации в электронном виде, доклад документов руководителю, передача документов по резолюции исполнителям; контроль исполнения документов; регистрация исходящей документации в электронном виде. Подготовка к отправке и отправка документов по почте, факсу, e-mail. Составление и оформление протоколов. Подготовка документов к архивному хранению, формирование архивных дел.

Знание программ ПК: MS Word (сертификат 2005 г. )‚ MS Excel (сертификат 2005 г. )‚ Outlook‚ Internet‚ Photoshop‚ база данных "Дело"‚ "DisClass"‚ Система электронного документооборота Documentum. Работа с оргтехникой : ПК‚ факс‚ ксерокс‚ сканер‚ мини-АТС. Разработка и внедрение Системы электронного документооборота с нуля: с написания Технического задания до промышленнного внедрения.