Офис-менеджер, начальник АХО, администратор офиса

Организация документооборота;
Планирование и составление бюджета, контроль, оптимизация затрат.
Взаимодействие со службами и поставщиками (снабжение, аренда, эксплуатация офиса), проведение тендеров.
Связь (мобильная, мини-АТС, IP-телефония)
Заключение договоров по АХ-части, контроль оплат.
Организация переезда офиса (ремонт, покупка оборудования, мебели)
Организация питания в офисе.
Участие в подготовке к выставкам.
Заключение и сопровождение сделок по изготовлению рекламной продукции, а так же участие в разработке рекламной, сувенирной продукции, в разработке корпоративного стиля.
Оформление и подготовка документов для кредита.
Регистрация логотипа компании.
Ведение табеля рабочего времени сотрудников.
Контроль корпоративной мобильной связи.
Организация поездок, командировок, бронирование гостиниц, оформление виз.Оптимизация бесперебойного функционирования офисных систем, делопроизводства.Сфера деятельности компании - торговля автомобилями и автозапчастямиКоличество подчиненных - 5

Контроль работы и оптимизация рабочего времени персонала подразделения (менеджер, архитектор, инженер, помощник руководителя, секретарь, уборщицы, водители, прораб);
планирование бюджета административной части офиса и контроль за его выполнением;
контроль исполнения поручений Генерального директора менеджерами
компании;
обеспечение функционирования и эксплуатации офисных помещений, технических коммуникаций (электричество, вентиляция, отопление и т.д.);
обеспечение функционирования пропускного режима;
связь (мини-АТС, почтовая, факсимильная, курьерская);
организация рабочих мест сотрудников;
ведение хозяйственной деятельности: организация снабжения компании оборудованием, мебелью, канцелярскими и хозяйственными товарами, расходными материалами.
организация работы водителей;
страхование автотранспорта;
организация и управление общим делопроизводством фирмы;
взаимодействие с арендодателями по вопросам функционирования офиса;
взаимодействие с операторами сотовой связи, Internet провайдерами;
взаимодействие с подрядными организациями (договора, счета, счета-фактуры, контроль за наличием всех документов, переговоры, контроль и согласование оплат, организация и управление транспортными перевозками);
контроль деятельности Системного администратора;
координация взаимодействия со строительными бригадами;
взаимодействие с кадровыми службами, первичный отбор соискателей, ведение кадровой документации (личное дело, трудовые договора, табель учета рабочего времени, штатное расписание, расчет и выдача з/п);
организация командировок, турпоездок;
планирование рабочего дня руководителя;
ведение переписки (рус/нем);
ведение документооборота на нем. и рус. языках;
перевод смет (с/на нем.);
оплата счетов (электронный банк);
оформление виз, бронирование гостиниц, регистрация и аккредитация иностранных граждан, взаимодействие с гос. учреждениями по вопросам их пребывания на территории РФ;
организация зарубежных поставок, оформление таможенной документации;
выполнение личных поручений Генерального Директора.Организация бесперебойной работы офисных систем, оптимизация распределения должностных обязанностей сотрудников, организация системы общего и кадрового делопроизводства; разработка и внедрение организационно-правовых документов (служебные инструкции, правила); установление прочных связей и подписание договоров с компаниями, осуществляющих обслуживание офиса и подрядными организациями.Сфера деятельности компании - строительство жилых объектов, офисных зданий, магазинов.Количество подчиненных - 6

Руководство и координация деятельности секретарей коммерческого подразделения;
составление и печать документации (письма, договора, коммерческие предложения);
составление и ведение внутренних документов (отчеты, реестры, служебные записки);
прием и первичная обработка входящих документов, направление их исполнителям; оформление командировок и турпоездок (доверенности, командировочные удостоверения, отчеты, визитки, бронирование гостиниц, заказ билетов);
закрытие проектов сотрудников компании (контроль за наличием всех бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, накладных);
планирование рабочего дня руководителя, телефонные переговоры, работа с офисной техникой;
ведение архива компании;
письменные переводы корреспонденции, ведение деловой переписки на нем. и англ. языках, перевод юридических документов, технических текстов, характеристик, чертежей и т.д.;
ведение тел. переговоров на нем. и англ. языках;
синхронный перевод на встречах, переговорах, выставках с (на) нем. яз.;
синхронный перевод при выезде в заграничные командировки;укрепление прочных связей и заключение договоров с зарубежными партнерами, ООО Риф-Терминал стало эксклюзивным представителем трех заводов Германии на территории РФ.Сфера деятельности компании - поставки оборудования и материалов отечественного и импортного производства на предприятия промышленно-энергетического комплекса, монтаж и демонтаж узлов и механизмов, строительство комплексов на атомных станциях и очистительных сооружениях России.

- мини-АТС, факс, офисная оргтехника.
- обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами.
- печать документов, документооборотСфера деятельности компании - производство и реализация мебели.

Административно-управленческие навыки‚ опыт руководства коллективом‚ организации и координации транспорных перевозок‚ организации документооборота‚ опыт сотрудничества с компаниями‚ осуществляющих техническое и материальное обслуживание офиса‚ знание ПК на уровне продвинутого пользователя. MS Office (Word‚ Excel)‚ Internet‚ Outlook‚ Немецкий язык - разговорный уровень‚ английский язык - базовый уровень.

Немецкий язык свободно.

Word‚ Excell‚ Internet Explorer‚ 1С‚ Консультант+.