Специалист по делопроизводству, делопроизводитель,

Контроль сроков исполнения приказов, распоряжений, протоколов и других документов, содержащих поручения руководства в системе электронного документооборота «CompanyMedia» (СЭД); постановка на контроль документов и поручений в СЭД; внесение резолюций руководства в СЭД и постановка их на контроль; снятие с контроля исполненных документов и поручений в СЭД на основании решения руководства; участие в подготовке еженедельных отчетов о состоянии исполнительской дисциплины (протоколов контроля поручений) для информирования руководства; координация работы исполнителей по исполнению поручений с помощью СЭД (напоминание о своевременном согласовании или подписании документов, устранении замечаний, указаных участниками согласования); информирование с использованием эл. почты ответственных исполнителей о сроках исполнения поручений, о переносе сроков исполнения, снятии с контроля поручений; рассылка по эл. почте ответственным исполнителям отсканированных еженедельных отчетов с резолюциями руководства; регистрация, сканирование и размещение в СЭД входящих документов, создание РКК входящего документа; постановка на общий контроль входящих документов, требующих ответа, в соответствии с установленным регламентом; внесение резолюций руководства в РКК входящих документов; доведение до ответственных исполнителей, рассмотренных руководством, входящих документов и резолюций по ним как средствами СЭД, так и в бумажном виде; предоставление структурным подразделениям справочной информации по зарегистрированным входящим документам.

Прием и распределение в структурные подразделения поступившей почтовой корреспонденции; регистрация входящих и исходящих документов, приказов, протоколов, планов в автоматизированной программе электронного документооборота АРМ-Общий отдел; подготовка проектов резолюций руководителя; рассылка в структурные подразделения входящих документов в соответствии с резолюцией руководителя; отправка исходящих документов адресатам по факсу и по эл. почте, подготовка к отправке по почте исходящих документов с использованием франкировальной машины; формирование списков отправляемой почтовой корреспонденции в специализированной почтовой программе «Партионная почта» (PartPost); предоставление сотрудникам информации по зарегистрированным документам; подшивка исполненных документов в дела текущего архива в соответствии с утвержденной номенклатурой дел; составление внутренних описей документов дела постоянного и временного сроков хранения; оперативное копирование и тиражирование документов; оформление полугодовой подписки на газеты и журналы; учет в базе данных закупаемой структурными подразделениями научно-технической и методической литературы; редактирование проектов документов; оказание помощи исполнителям в составлении проектов документов; разъяснение правил оформления документов и порядка их согласования в соответствии с установленными требованиями.

Размещение проектов внутренних документов (стандартов, положений, инструкций, протоколов, планов и др.) и контрольно-регистрационных карточек к ним в автоматизированной системе электронного документооборота «Эскадо» на базе Lotus Notes и рассылка на визирование исполнителям; контроль за сроками визирования документов исполнителями; размещение проектов приказов и контрольно-регистрационных карточек к ним в базе «Приказы»; размещение в эл. базе приказов по личному составу и контрольно-регистрационных карточек к ним и рассылка их исполнителям; регистрация, сканирование и рассылка исполнителям входящих и копий исходящих документов; внесение резолюций руководителя в контрольные карточки документов в эл. базе; создание контрольных карточек пунктов квартальных планов структурных подразделений и формирование их в базе «Директорат»; контроль выполнения заявок в базе «Заявки» и передача контрольных карточек невыполненных заявок управляющему делами; вывод на бланки организации приказов, исходящих писем и др. документов; выполнение печатных работ с рукописных, машинописных и электронных носителей; редактирование и оформление документов в соответствии с принятыми стандартами; оказание методической помощи исполнителям при подготовке текстов документов.

Ведение делопроизводства в подразделении (прием, учет, распределение, перераспределение поступивших документов, подготовка исходящих документов к отправке по эл.почте, факсу, почте); контроль за прохождением и сроками исполнения документов; проверка качества оформления исполнителями проектов документов; редактирование документов; ведение переписки с заводами-подрядчиками и структурными подразделениями предприятия по вопросам обеспечения текущей деятельности подразделения; разработка проектов структуры управления подразделения, положений об отделах, должностных инструкций и их согласование в установленном порядке, поддержание их в актуальном состоянии; подготовка необходимых документов к аттестации персонала; подготовка проектов штатных расписаний подразделений и изменений к ним и их согласование в установленном порядке; учет списочного состава работников подразделения; ведение табелей учета рабочего времени; консультирование работников по вопросам оформления личных заявлений и порядка их предоставления в отдел кадров, решение административных вопросов.

Ведение делопроизводства в полном объеме (в т.ч. доставка, экспедиционная обработка, регистрация, распределение, перераспределение поступивших документов, подготовка проектов резолюций руководителя, отправка исходящих документов); проверка качества оформления исполнителями документов; редактирование документов; оформление, согласование, выпуск и хранение организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений); обеспечение их рассылки и ознакомления исполнителей; контроль за своевременным исполнением документов и поручений руководителя; подшивка исполненных документов в дела текущего архива; составление внутренних описей документов дела постоянного срока хранения; оперативное копирование и тиражирование документов; выполнение машинописных работ; планирование рабочего дня руководителя; организация деловых встреч и переговоров; телефонное обслуживание руководителя; разработка должностных инструкций. В подчинении: делопроизводитель, курьер.

Работа в приемной генерального директора; прием и распределение телефонных звонков;обеспечение телефонных переговоров руководителя; планирование рабочего дня руководителя; организация деловых встреч и переговоров; подготовка к проведению совещаний и заседаний; сбор и предоставление информации руководителю; ведение делопроизводства; подготовка проектов приказов, писем и др. документов по поручению руководителя; выполнение машинописных и копировальных работ; отправка информации по факсу, телетайпу, телексу; организация приема посетителей; координация работы водителей;ведение табеля учета рабочего времени.

Проживание: север Подмосковья‚ г. Лобня‚ ближайшая ст. м. Савеловская.
 
Опыт работы с управленческими документами‚ в т.ч. непосредственного участия в подготовке организационных и нормативно-методических документов предприятия (структуры управления‚ положений об отделах‚ должностных инструкций‚ штатного расписания‚ стандартов‚ планов‚ инструкции по делопроизводству).
Опыт работы в автоматизированных системах электронного документооборота: "CompanyMedia"‚ "АРМ-Общий отдел "‚  "Эскадо" на базе Lotus Notes.
 
Знание нормативных документов по делопроизводству‚ стилистики деловой переписки‚ отличные навыки составления и редактирование различных видов документов. Опытный пользователь ПК (Word‚ Excel‚ Outlook‚ Internet‚ Visio‚ Lotus Notes‚ почтовая программа PartPost‚  Гарант‚ Консультант+)‚ высокая скорость печати от 250 уд/мин («слепой» метод)‚ офисная техника (факс‚ ксерокс‚ сканер‚ мини-АТС‚ франкировальная машина).