Начальник АХО/руководитель секретариата/заведующая

(*временный вид деятельности; был обусловлен семейными обстоятельствами).
Написание уникального контента. Информационные, рекламные, новостные, обзорные статьи, тексты для размещения в каталогах и портфолио сервисных компаний. Описание товаров для интернет-магазинов, услуг. Оптимизация текстов по «ключам». Литературное редактирование, корректура. Планирование рубрик, работа со СМИ, анализ, систематизация. Разработка тем и концепций.

Административно-хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание организации. Контроль работы подразделения - 14 чел.: руководство секретариатом, контроль работы столовой, службы уборки, курьеров. Контроль документооборота компании, обучение персонала, внедрение системы мотивации, оперативный контроль поручений, контроль качества работы секретарей, ведение статистики; контроль подготовки и организации деловых встреч и совещаний, конференций, семинаров, их хозяйственное обслуживание; контроль организации местных и зарубежных командировок сотрудников. Обеспечение офиса товарно-материальными ценностями, закупки, хранение, инвентаризация, обеспечение ими структурных подразделений, контроль их рационального расходования, учет и ведение установленной отчетности. Организация рационального питания сотрудников. Организация обслуживания компании мобильным оператором (изучение рынка, подбор оптимального тарифного плана, контроль перерасхода и затрат сотрудников,обеспечение средствами мобильной связи). Организация рабочих мест, контроль исправности офисного оборудования. Формирование бюджета отдела и контроль его исполнения. Расчет заработной платы отдела. Разработка должностных инструкций. Участие в планировании текущих и капитальных ремонтов, составлении смет хозяйственных расходов; осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ. Художественное оформление офиса, подбор и обеспечение мебелью. Взаимодействие со службами административного департамента: кадровой, транспортной, хозяйственной, складской. Контроль административно-хозяйственной деятельности в филиалах (Москва и др. города РФ). Руководство работами по благоустройству, озеленению и уборке офиса. Заключение и ведение договоров с поставщиками. Разработка и контроль выполнения правил корпоративной культуры.

Руководство работой канцелярии, организация делопроизводства в компании, контроль прохождения документов, состояния архива, координирование и контроль работы подразделений АХО - 11 чел. (секретарь, менеджеры архива и канцелярии, специалист по ППБ и ОТ, курьеры, уборщицы, водители). Обеспечение офиса товарно-материальными ценностями, их хранение. Взаимодействие с арендодателем, решение вопросов по содержанию и оформлению офиса и складских помещений, ведение отчетно-финансовой документации. Обеспечение организации питания работников, внедрение средств мобильной связи. Составление проектов, смет и расчетов, планирование и оптимизация затрат. Ведение бюджета расходов. Обеспечение транспортного обслуживания администрации. Руководство обучением подчиненных. Разработка должностных инструкций. Подбор персонала. Организация корпоративных мероприятий. Поручения руководителя.

Планирование рабочего дня руководителя, делопроизводство, перевод документов, организационные вопросы, прием посетителей, подготовка совещаний, выполнение поручений руководителя, подготовка командировок, координация работы техперсонала, обеспечение жизнедеятельности офиса.

Ведение делопроизводства, организационные и кадровые вопросы

Документооборот, работа с посольствами, организация визовой поддержки, орг. и кадровые вопросы, управление персоналом отдела (5 чел.)