Руководитель секретариата, начальник отдела докуме

Обязанности: организация и обеспечение эффективной работы Секретариата (15 человек);
разработка инструкций, регламентов по ведению делопроизводства и их внедрение;
разработка и внедрение процедуры согласования и утверждения документов;
контроль прохождения документов, организация системы контроля исполнения поручений;
организация и контроль доставки документов;
организация и контроль деятельности архива компании;
методическое руководство организацией делопроизводства в департаментах;
контроль правильности формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив Компании;
организация бесперебойной работы секретарей, курьеров.
Создание архива документов на электронных носителях.Организация информационно-справочной работы на высоком уровне.

Организация работы приемной руководителя:
делопроизводство в полном объеме(регистрация документов, контроль виз согласования, резолюции на входящих документах, доведение до исполнителей распоряжений руководителя, контроль исполнения приказов и распоряжений ; проверка исходящих служебных документов (соблюдение делового стиля, и т. д.)). Ведение журналов учета входящей и исходящей корреспонденции. Работа с корреспонденцией, содержащей конфиденциальную информацию.
Помимо делопроизводства: организация совещаний, встреч;планирование рабочего дня руководителя;ведение календаря, выполнение поручений . Постановка задач водителям. Контроль работы водителей, технических работников. Взаимодействие с клиентами компании : поздравления с праздниками, днями рождений.

Должностные обязанности – прием, распределение звонков, мини-АТС (14 линий), факс, сканер, электронная почта, Internet, делопроизводство, входящая, исходящая корреспонденция, составление деловых писем, организация совещаний, корпоративных мероприятий, взаимодействие с клиентами компании, выполнение личных поручений, доведение до исполнителей распоряжений руководителя, контроль исполнения. Административная поддержка руководителя. Организация совещаний. Решение оперативных организационных вопросов, планирование рабочего дня руководителя. Также первоначально выполняла функции менеджера по снабжению (полное обеспечение офиса канцтоварами, водой) и менеджера по кадрам (приказы о приеме-увольнении на работу, оформление трудовых договоров, трудовых книжек сотрудников). На этапе строительства дополнительного офиса контролировала прохождение счетов на стройматериалы, взаимодействовала с фирмами- поставщиками стройматериалов, запчастей и так далее. Опыт работы с очень «жестким» руководителем.

Должностные обязанности: делопроизводство в полном объеме (печатание документов, прием-отправка документов, регистрация исходящих – входящих документов, формирование дел в соответствии с номенклатурой, сдача дел в архив, ведение архива (сроки хранения, уничтожение дел, составление актов на уничтожение и так далее), контроль выполнения приказов и распоряжений руководителя.

Знание ГОСТов‚ активное участие в семинарах‚ проводимых ВНИИДАД.
Отличные коммуникативные навыки‚ организаторские способности‚ лидерские качества‚ неконфликтность.
Умение работать в команде.
Грамотная речь‚ стрессоустойчивость‚ знание делового и телефонного этикета.