Начальник отдела Документационного обеспечения упр

Организация и обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, обеспечение в кратчайшие сроки отправки и приема корреспонденции. Обеспечение бесперебойной работы Отдела доставки.
Разработка нормативных документов, относящихся к работе отдела доставки, отдела ДОУ: Положения об отделах, должностные инструкции, разработка Положений, Инструкций, Регламентов Банка.
Номенклатура дел. Архивное хранениеРаспределение обязанностей между подчиненными работниками Отдела. Контроль подготовки (оформление заявок, адресов, необходимых реквизитов), правильность (в соответствии с нормативными документами) составления и согласования документов, представляемых подразделениями для отправки. Организация своевременной отправки.
Внедрение программы почты России «Партионная почта» и методы совершенствования в ее работе. Взаимодействие с почтовыми отделениями (оформление доверенностей, поиск, контроль и отслеживание отправляемой корреспонденции). Разработка бланков описей, телеграмм, реестров и пр. форм для совершенствования работы с почтовыми отделениями.
Обеспечение и контроль исполнения поручений и документов подчиненными, а также выполнение ими своих должностных обязанностей.
Контроль работы по организации получения и отправки документов структурными подразделениями Банка, дополнительными офисами и филиалами.
Разработка должностных инструкций работников Отдела.
Обеспечение бесперебойной работы и условий работы сотрудников Отдела.
Планирование бюджета и ведение справочных материалов по контролю за расходами Отдела.
Консультации и практическая помощь подразделениям Банка и работникам в вопросах делопроизводства.
Работа с нотариусом и обеспечение сотрудников Банка нотариально заверенными копиями документов. Регистрация писем, доверенностей, служебных записок.
Оформление и обеспечение сотрудников, осуществляющих доставку и получение документов из отделений МГТУ Банка России, необходимыми для выполнения их задач доверенностями, письмами и ходатайствами. Получение электронных пропусков. Взаимосвязь с МГТУ Банка России.
Хранение и проставление печати на документах, проверка наличия доверенностей у сотрудников, осуществляющих переписку, заверение и иные действия, требующие проставления печати.
Размещение и проверка актуальности информации о сотрудниках на портале Банка.
Опыт работы в программном комплексе CompanyMedia - системе электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Ведение контроля и введение в АСУБ счетов на оплату нотариальных и иных услуг.

Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. Осуществление контроля над сроками исполнения документов и поручений руководства и их правильным оформлением, прининятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение. Контроль за качеством подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству компании. Осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разработка инструкции по ведению делопроизводства в организации и организация ее внедрения. Принятие участия в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

Разработка, управление, цикл согласования, контроль исполнения документов компании (приказов, распоряжений, инструкций, положений, регламентов и пр.), регистрация и размещение на портале компании, оформление презентаций, опытный пользователь ПК (Microsoft Outlook, электронная почта, интернет, Windows, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, FineReader), сканер, оргтехника, мини-АТС, создание службы Документационного обеспечения управления, делопроизводство в полном объеме, опыт организации документооборота с нуля, создание баз и журналов регистрации документов.

Планирование рабочего дня руководителя и рабочего процесса приемной, организация встреч, совещаний, контроль исполнения распоряжений, полный документооборот, табель учета рабочего времени (ежемесячное предоставление табеля учета рабочего времени с детальным указанием по дням: - прихода и ухода сотрудников, - опозданий, - общего отработанного числа часов, - переработанных часов, - недоработанных часов,- количества дней по болезни, - командировок, - отпусков. Ежемесячное предоставление общего количества часов болезней и отпусков сотрудников и в перерасчете этих часов в днях), координация работы секретарей и водителей (прием заявок и планирование рабочего времени водителей, составление, авансовых отчетов, отслеживание расходов водителей по мойкам, ремонту, маслу, и т.д., отслеживание остатков на счетах по бензиновым картам, проверка расхода бензина по распечаткам, составление информационной таблицы по расходу бензина, организация ТО на машины, ведение переговоров с автосервисом, связанных с ремонтом и ТО автомобиля, составление вариантов страховых договоров для предоставления их руководству на рассмотрение, ведение переговоров, связанных со страховыми случаями, опытный пользователь ПК(Microsoft Outlook, электронная почта, интернет, Windows, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, FineReader), сканер, оргтехника, мини-АТС.

Планирование рабочего дня руководителя и рабочего процесса приемной, организация встреч, совещаний, контроль исполнения распоряжений, оформление командировок руководителя, составление документов первичной бухгалтерской отчетности, прием и отправка устной и печатной информации, полный документооборот, табель учета рабочего времени, заказ билетов, бронирование машин, гостиниц, ВИП-залов, административная и хозяйственная поддержка приемной, координация работы секретарей и водителей, оргтехника, мини-АТС, делопроизводство и кадры (на малом предприятии) в полном объеме, создание баз и журналов регистрации документов

Опытный пользователь ПК(Microsoft Outlook, электронная почта, интернет, Windows, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, FineReader), сканер, оргтехника, мини-АТС, делопроизводство и кадры (на малом предприятии: оформление сотрудника на работу, получение и проверка первичных данных, внесение их в базу данных (программа 1С) и формирование личного дела сотрудника, оформление всех возникших транзакций (перемещение, увольнение, отпуск, больничный лист, отпуск административный, по беременности и родам, ведение трудовых книжек, подготовка справок и копии документов по требованию) в полной объеме, опыт организации документооборота и кадрового делопроизводства с нуля, создание баз и журналов регистрации документов.

Опыт работы у первых лиц компаний. Планирование рабочего дня руководителя и рабочего процесса приемной, организация встреч, совещаний, контроль исполнения распоряжений, оформление командировок руководителя, составление документов первичной бухгалтерской отчетности, прием и отправка устной и печатной информации, полный документооборот, табель учета рабочего времени, заказ билетов, бронирование машин, гостиниц, ВИП-залов, административная и хозяйственная поддержка приемной, координация работы водителей, оргтехника, мини-АТС, делопроизводство в полном объеме, создание баз и журналов регистрации документов.

Делопроизводство и кадры (на малом предприятии) в полной объеме, опыт организации документооборота и кадрового делопроизводства с нуля, создание баз и журналов регистрации документов, Планирование рабочего дня руководителя и рабочего процесса, организация встреч, совещаний, оформление командировок руководителя, составление документов первичной бухгалтерской отчетности, прием и отправка устной и печатной информации, полный документооборот, заказ билетов, административная и хозяйственная поддержка приемной, координация работы водителя, делопроизводство и кадры (на малом предприятии) в полном объеме, опыт организации документооборота и кадрового делопроизводства с нуля.

Работа секретарем организации, после окончания курсов главным бухгалтером, руководство курьерами.

Квалификация: Инженер конструктор-технолог.