Ассистент менеджера, координатор, помощник руковод

работа с электронной почтой, решение проблемных вопросов (разъяснение причин недопоставок, срывы поставок, изменение графиков доставки). Работа с первичной документацией (недостающие, неправильно оприходованные акты, товарные накладные). Оформление договоров, приложений, спецификаций (изменение цен, новый ассортимент, ротация), внесение изменений в 1С. Заведение в 1С новых клиентов (розница, сети) с согласованием графика доставки и закрепления торгового представителя, общение с новыми сетевыми магазинами по 1-ой поставке, информирование торговых представителей об открытии новых сетевых магазинов. Корректировка карточек клиентов в 1С. Распечатка накладных и счетов-фактур по запросу магазинов и торговых представителей (розница, сети), отправка с поставкой. Оформление матриц для торговых представителей (ввод-вывод ассортимента, изменение форматов сетевых магазинов), информирование торговых представителей об изменениях в матрицах. Оформление допусков в сетевые магазины для торговых представителей, контроль за сроком действия допусков. Формирование отчетов (по продажам, по предварительным заказам, дебиторской задолженности, документообороту). Контроль по предоставлению от сетей счетов и актов по услугам и бонусам, контроль по оплате, ведение учета документооборота по выставленным счетам и актам. Запрос у сетевых операторов неотфактурированных счетов-фактур и актов сверок. Авизация поставок через логиста. Работа с программой по заказам P-line, решение вопросов с магазинами по задвоенности заказов. Отслеживание ситуации наличия-отсутствия заказов.

Выписка счетов и накладных на резерв и сбор товара, формирование отчетов, кредитный контроль отгрузок, отслеживание резерва товара, работа с документацией, ведение клиентской базы и документооборота отдела, выполнение поручений руководителя отдела, замещение менеджеров в случае их отсутствия, переписка с клиентами.

Прием-распределение входящих звонков и корреспонденции, деловая переписка, ведение документооборота, организация приема посетителей, жизнеобеспечение офиса, выписка документов (доверенности, гарант. письма, заявки), заключение хоз. договоров, ведение табеля и личных дел сотрудников, контроль телефонного баланса на счету, контроль наличия и обеспечение автотранспорта диз. топливом и бензином, взаимодействие с организациями, занимающимися ремонтом и тех. обслуживанием автотранcпорта компании, дез. cлужбами, подача объявлений в СМИ, выполнение поручений руководителя и бухгалтерии, контроль оплаты счетов.

Работа с клиентами (опт, розница), прием заказов, расчет материала, согласование объемов и сроков отгрузки, комплектация заказа, выписка документов, работа с поставщиками, логистика (изредка и экспедирование грузов), контроль дебиторской задолженности, рассылка коммерческих предложений, выполнение функций офис-менеджера, прием-распределение входящих телефонных звонков.

Консультирование покупателей (растения, беседки, МАФ), учет растений, уход за растениями на торг. площадке, рассылка коммерческих предложений, выезд на объекты, руководство работами по уходу за посадками на объектах, проведение защитно-профилактических мероприятий по борьбе с болезнями и вредителями растений.