| Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;
осуществление приема поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; а также прием документов и личных заявлений, от сотрудников организации, на подпись руководителя;
подготовка проектов организационно-распорядительных документов;
ведение делопроизводства. Прием, учет, регистрация входящей/исходящей/внутренней документации;
осуществление контроля за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись;
организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания;
составление и оформление деловых писем, запросов, помощь в оформлении служебных записок. По поручению руководителя подготовка ответов авторам писем;
выполнение работ по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения;
осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя;
подготовка, по указанию руководителя, служебных материалов, необходимых для его работы;
организация приема посетителей, содействие в рассмотрении просьб и предложений работников;
формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив. Выдача архивных справок;
выполнение отдельных служебных поручений руководителя;
подготовка проектов договоров предоставления услуг, их редактирование, согласование с исполнителем, подпись у руководителя; подготовка актов сдачи-приемки работ. Сопровождение договоров. Поддержание связи с заказчиками. Контроль исполнения договоров;
работа с наличными деньгами (cash box), составление отчетности по потраченным средствам;
работа с мини АТС, факсом, оргтехникой;
работа с почтовыми/курьерскими службами;
обеспечение жизнедеятельности компании (заказ канцтоваров, закупка воды и пр.). |
