| 1. Ведение делопроизводства
- Прием и распределение телефонных звонков, ведение телефонных переговоров, прием и регистрация входящей документации, направление документов на исполнение, контроль исполнения документов, ведение журнала учета получения документов исполнителями, регистрация исходящей документации и отправка адресату.
- Составление и оформление приказов, распоряжений руководителя, служебных писем, служебных записок, доверенностей, гарантийных писем, договоров со сторонними организациями, оформление и отправка писем посредством почтовой связи.
- Подготовка совещаний: техническое и информационное обслуживание, ведение протоколов.
- Ведение конфиденциального делопроизводства: прием, регистрация и передача на исполнение документа, регистрация и отправка исходящего документа.
- Формирование исполненных документов в дела, оформление дел.
- Ведение учета марок, конвертов, поздравительных открыток.
2. Ведение кадрового делопроизводства
- Создание и оформление приказов: о приеме сотрудника на работу, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора (увольнении), о направлении в командировку, оформление командировочного удостоверения.
- Проверка правильности написания заявлений сотрудниками.
- Ведение личных дел сотрудников.
- Ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним, ведение трудовых книжек.
- Учет рабочего времени сотрудников, ведение табеля, заполнение больничных листов.
- Подсчет трудового стажа работников.
- Оформление и сбор документов для пенсионного фонда на сотрудников, достигших пенсионного возраста.
3. Ведение складского хозяйства
- Определение потребностей организации в хозяйственных товарах и канцелярских принадлежностях.
- Оформление заявки на канцелярские принадлежности, их закупка.
- Приобретение хозяйственных товаров, предметов интерьера, электроприборов.
- Учет хозяйственных товаров и канцелярских принадлежностей.
- Составление ежемесячно ведомости выдачи материалов на нужды предприятия.
- Ведение книги складского учета материалов.
Дополнительные обязанности
- Водоотведение: контроль за наличием воды, своевременная информированность о причинах отсутствия воды, сообщение в соответствующие службы города о неполадках.
- Электроснабжение: обнаружение неполадки, вызов соответствующих служб.
- Охрана труда и пожарную безопасность: соблюдение норм охраны труда на рабочих местах, выполнение пунктов предписаний пожарной инспекции, содержание помещения офиса в противопожарном состоянии, контроль за электроприборами, их своевременное обесточивание, обход помещений в конце рабочего дня, проведение пожарного инструктажа с сотрудниками, содержание в рабочем состоянии средств пожаротушения.
- Снятие показаний электросчетчика, счетчика на воду, о потреблении теплоэнергии, составление отчетов и направление в соответствующие организации. |
