помощник руководителя, ассистент директора, админи

Контроль за исполнением планов и личных поручений директора, работа с документацией: подготовка приказов, распоряжений, отчетности, помощь в составлении ведомостей по заработной плате и табелей учета рабочего времени, помощь в составлении бюджетов подразделений, работа по подготовке договоров и тендерной документации. Организация презентаций, встреч руководителя, составление документов в соответствии с системой менеджмента качества предприятия согласно международному стандарту ISO 9001:2000, организация деловых поездок (подбор рейсов, заказ билетов, бронирование номеров гостиниц). Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), присутствие на совещаниях и заседаниях директоров и сотрудников офиса и составление протоколов заседаний и рассылка его исполнителям, проведение ежедневного селекторного совещания. В отсутствие директора самостоятельное проведение совещаний, в том числе селекторного.
Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача их в архив. Проверка документов и личных заявлений, подаваемых на подпись руководителю предприятия. Участие в комиссии по соблюдению «культуры» производства. Контроль выполнения работ водителями, охранниками — вахтерами, мастерами чистоты.

Организация деловых поездок (подбор рейсов, заказ билетов, бронирование номеров гостиниц),
организация встреч и визитов иностранных партнеров, ведение деловой переписки и переговоров (в том числе на англ. языке). Взаимодействие со сторонними организациями, средствами массовой информации и другими организациями по вопросам, обозначенным руководителем. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), присутствие на совещаниях и заседаниях директоров и сотрудников офиса и составление протоколов заседаний и рассылка его исполнителям.
Перевод научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товарно-сопроводительной документации, спецификаций, материалов переписки с зарубежными организациями, а также материалов конференций, совещаний, семинаров. Обеспечение бесперебойной работы офиса.

Прием и распределение телефонных разговоров (мини АТС), обработка входящей и исходящей корреспонденции (включая эл.почту и факсовые сообщения), ведение журнала регистрации приказов, приобретение необходимых для жизнедеятельности офиса предметов и материалов: канцелярские товары, расходные материалы, аптечка, необходимая мебель и другие предметы интерьера, заказ питьевой воды, контроль за соблюдением чистоты офисных помещений (в подчинении уборщики помещений и охранники), поиск и структуризация необходимой руководителю информации в интернете и других источниках, составление документов в соответствии с системой менеджмента качества предприятия согласно международному стандарту ISO 9001:2000, контроль над исполнением поручений, распоряжений и приказов генерального и исполнительного директоров. Рационализация документооборота.

Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача их в архив. Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю предприятия. Организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Вызов курьеров почтовых служб (экспресс-доставка) в офис по месту нахождения и в регионы.

г. Ростов-на-Дону Оптово-розничная книжная торговля
Должностные обязанности: Работа с корпоративными клиентами (оформление сделок)‚ заключение договоров‚ составление графиков отпусков и выходных дней сотрудников‚ организация презентаций и корпоративных вечеров‚ деловых встреч‚ планерок‚ составление отчетов для бухгалтерского отдела‚ разрешение спорных и конфликтных ситуаций с клиентами и персоналом‚ ведение банковской документации‚ отчетов для руководства‚ обеспечение стандартов чистоты и кассовой дисциплины; подбор‚ обучение и допуск персонала к работе‚ регулярная работа по улучшению качества работы магазина и увеличению объема продаж (акции‚ презентации‚ распродажи)‚ работа со СМИ (радио‚ ТВ‚ печатная продукция)‚ работа с агентствами недвижимости по подбору офисных помещений‚ заключение договоров аренды‚ открытие новых филиалов‚ контроль исполнения распоряжений и поручений руководства.