Руководитель секретариата/ помощник руководителя /

• Организация, координация и контроль работы офиса;
• Постановка задач и контроль их выполнения (полный контроль и управление рабочим процессом);
• Ведение делопроизводства и организация документооборота компании;
• Ведение клиентской базы, баз учета, отчетности и планирования, первичная бухгалтерия;
• Организация кадровой работы компании и решение организационных вопросов;
• Организация работы и взаимодействие с партнерами и клиентами компании (переписка, согласование условий, консультирование по рабочим вопросам, решение конфликтных ситуаций, оформление документации, поиск необходимой информации);
• Создание и поддержание эффективной работы с контрагентами (заключение договоров, отслеживание платежей, контроль поставок);
• Подбор персонала, организация рабочего процесса с нуля: прием, увольнение, обучение сотрудников и повышение их квалификации в сфере работы с оборудованием (кондиционирование, видеонаблюдение и контроль доступа, компьютерные системы и т.д.);
• Общее руководство коллективом (расстановка кадров, организация и планирование работы сотрудников);
• Ведение переговоров с заказчиками по телефону;
• Обработка и распределение заявок по специалистам;
• Составление и оптимизация маршрутов доставки (Москва, Московская область);
• Контроль качества и своевременности выполнения заявок на ремонт и установку оборудования;
• Организация и контроль обеспечения бесперебойного процесса отгрузки, доставки, приемки и хранения оборудования, контроль складских запасов;
• Формирование и контроль исполнения бюджета расходов по офису (текущие затраты, планирование расходов по периодам, предоставление отчетов по бюджету), мониторинг рынка поставщиков товаров и услуг;
• Контроль и информационное сопровождение корпоративного сайта (обновление новостей, новых информационных страниц, публикация статей, подготовка и размещение фотографий, обновление каталога товаров/услуг, закачка и обновление прайс-листов);
• Организация встреч и переговоров, деловых поездок, подготовки необходимых документов, отчетов и материалов по запросу руководителя.

Организация, координация и контроль работы секретариата. Организация электронного документооборота офиса. Ведение делопроизводства. Контроль исполнения поручений Генерального директора. Осуществление взаимодействия со структурными подразделениями Организации. Принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Обеспечение: приема, учета, регистрации, контроль исполнения документов. Осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения документов и правильности их оформления. Осуществление процесса ознакомления работников Организации с приказами и распоряжениями администрации. Контроль за качеством подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации. Информационно - справочное обслуживание и хранение документной информации. Разработка и внедрение инструкции по делопроизводству, положений, должностных инструкций, и иных документов, регламентирующих деятельность отдела. Участие в подборе и мотивации персонала (собеседование, прием документов, обучение, повышение квалификации сотрудников в сфере работы с документами и др.). Организация встреч и переговоров: Подготовка и обеспечение проведения встреч, совещаний и мероприятий с участием Руководителей (обеспечение работы приемных). Организация командировок (бронирование гостиниц, заказ авиа и ж/д. билетов).

Организация и контроль работы приемной. Руководство работой обслуживающего персонала. Координация работы отделов Генеральной дирекции. Контроль исполнения поручений аппарата МЧС России. Административная поддержка руководителя. Сбор материалов и документов на проведение тендерных торгов, участие в рабочей комиссии по тендерным торгам. Осуществление взаимодействия с подразделениями МЧС России. Ведение делопроизводства и организация документооборота офиса. Выполнение работы по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия (оформление приказов по личному составу, личных карточек, трудовых книжек, трудовых контрактов, командировочных документов, листов нетрудоспособности, ведение табеля учета рабочего времени). Осуществление контроля, за исполнением приказов.

Подбор персонала. Управление и координация работы: курьерской службы, автотранспорта. Ведение делопроизводства и организация документооборота офиса. Кадровый документооборот. Обеспечение приема, учета, регистрации и распределение всех потоков входящей, исходящей и внутренней документации. Прием и распределение телефонных звонков. Прием и отправка почтовой корреспонденции. Осуществление срокового и исполнительского контроля. Информационно-справочное сопровождение деятельности офиса. Организация работы с письмами и обращениями. Организация и обслуживание совещаний, организация приема посетителей, пропускной системы на территорию Организации. Ведение БД, договоров, отчетности. Управление приемной офиса. Контроль над работой офисного оборудования и оргтехники. Организация и контроль ремонтных работ. Решение административно хозяйственных вопросов. Закупка, хранение, выдача и учет материальных средств.

Подбор и обучение персонала. Координация работы сотрудников (курьеры, водители, уборщицы). Административная поддержка руководителя. Осуществление подготовки необходимых документов и материалов. Делопроизводство. Кадровое делопроизводство. Ведение корреспонденции и документооборота компании. Ведение БД, отчетности. Первичная бухгалтерия. Работа с клиентами, поставщиками. Заключение (согласование и регистрация) договоров. Организация и координация работы офиса. Административно-хозяйственное сопровождение деятельности офиса (организация закупок канцелярии‚ хоз. товаров, расходных материалов‚ мебели‚ организация и контроль поставок офисного оборудования, оргтехники, организация текущего ремонта и рабочих мест, контроль за расходованием материалов). Прием посетителей. Работа с оргтехникой, Интернет, электронная почта.

-Опыт работы в управлении секретариатом‚ хозяйственным и техническим персоналом (в прямом подчинении от 2-15 человек).
-Руководство деятельностью Отдела‚ планирование‚ координация и контроль результатов работ‚ состояния трудовой дисциплины.
- Ведение делопроизводства и организация документооборота офиса (создание‚ контроль оформления‚ регистрация‚ учет‚ хранение‚ и распространение документов текущего делопроизводства‚ в том числе ОРД‚ построение поисковых систем‚ ведение реестров).
- Разработка и внедрение инструкции по делопроизводству‚  положений структурных подразделений‚ должностных инструкций‚ и иных документов‚ регламентирующих деятельность Организации.
- Кадровый документооборот. Подбор персонала согласно штатного расписания и кадровой политики Организации.
- Осуществление взаимодействия со структурными подразделениями Организации.
- Осуществление срокового и исполнительского контроля.
- Информационно-справочное сопровождение деятельности офиса.
- Административная поддержка руководителя.
- Планирование и организация деловых встреч‚ переговоров.
- Бронирование гостиниц‚ заказ авиа и ж/д. билетов.
- Первичная бухгалтерия.
- Работа с клиентами‚ поставщиками.
- Заключение (согласование и регистрация) договоров.
- Организация и координация работы офиса.
- Административно-хозяйственное сопровождение деятельности офиса (организация закупок канцелярии‚ хоз. товаров‚ расходных материалов‚ мебели‚ организация и контроль поставок офисного оборудования‚ оргтехники‚ организация текущего ремонта и рабочих мест‚ контроль за расходованием материалов).
-Знание правил делового этикета и телефонного общения.
-Владение навыками делопроизводства в полном объеме на основе нормативной базы федеральных стандартов.
 - Уверенный пользователь ПК: (Windows' MS Office)‚ свободное владение Интернет-ресурсами.
 - Работа с оргтехникой (факс‚ ксерокс‚ сканер‚ мини-АТС).