Секретарь- референт, помощник руководителя, офис-

Обеспечение секретарской поддержки (переписка на русском и французском языках, работа с оргтехникой, делопроизводство, документооборот и т. д.). Административная поддержка сотрудников офиса и руководителя (организация встреч и поездок руководителя и сотрудников по России, СНГ и Франции ( заказ билетов, гостиниц, такси), выполнение личных поручений руководителя, организация приглашений и визовой поддержки для иностранных сотрудников, регистрация руководителя (экспат), заказ визиток, организация подписки на периодические издания для руководителя, оформление постоянных пропусков для сотрудников и разовых пропусков для посетителей, прием посетителей, взаимодействие с курьерскими службами, обработка корреспонденции, ведение различных баз данных, заказ товаров в специализированной системе, подготовка документов для растаможивания товаров, взаимодействие с бюро переводов, нотариальное заверение документов, прием и распределение телефонных звонков, перевод корреспонденции с русского языка на французский язык и с фр. яз. на р. яз., перевод ежеквартальной бухгалтерской документации с французского на рус. язык. Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярских и других товаров для офиса, обеспечение исправности офисного оборудования. Задачи по обеспечению офиса в целом (взаимоотношения с арендодателем и другими службами).

Ведение делопроизводства (печать деловой документации, доверенностей, справок и т.д.), обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских и хозяйственных товаров, вызов системного администратора, электрика и т.д.), представительские расходы, заключение договоров с «Мосгортранс», заказ проездных билетов для сотрудников, ведение ведомости учета приема и выдачи проездных билетов, организация, распределение и контроль работы курьеров, создание и ведение базы данных , ведение табеля учета рабочего времени, ведение записи заявок рассылаемых и получаемых деловых бумаг в книге учета, прием и распределение посетителей, разрешение конфликтных ситуаций по телефону и в приемной, ведение переписки с деловыми партнерами, выполнение поручений руководителя, генерального директора, главного бухгалтера, контроль выполнения поручений руководства, прием и распределение звонков (мини- АТС), работа с оргтехникой, уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Power Point), прием и распределение почтовой корреспонденции, ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции, поиск информации в сети Интернет

Ведение переговоров и деловой переписки на русском и французском языках. Организация встреч. Делопроизводство. Осуществление контроля исполнения приказов‚ распоряжений руководителя. Ведение документооборота. Прием посетителей. Планирование рабочего дня руководителя. Подготовка совещаний (подбор необходимых руководителю документов‚ оповещение участников о времени и месте). Деловые контакты с партнерами компании и с иностранными предпринимателями‚ заинтересованными в совместном бизнесе. Организация пребывания иностранных партнеров в России (оформление приглашений‚ прием‚ бронирование гостиниц‚ встреча‚ организация программы и т.д.). Организация местных командировок руководителя. Участие в переговорах с поставщиками. Общение с поставщиками‚ клиентами и контроль оплаты счетов. Ответы на телефонные звонки‚ телефонные переговоры с клиентами‚ поставщиками. Консультация покупателей по продукции. Письменные переводы‚ поступающей в компанию импортной продукции (ее сопроводительных документов)‚ с французского языка на русский язык

Планирование рабочего дня руководителя‚ выполнение поручений руководства‚ прием посетителей. Делопроизводство. Ответы на телефонные звонки‚ телефонные переговоры с клиентами‚ поставщиками. Письменные переводы‚ поступающей в компанию импортной продукции (ее сопроводительных документов)‚ с французского языка на русский язык.

Корреспонденция и телефонные переговоры на французском языке‚ деловой и технический переводы документации с фр./яз на р./яз и с р./яз на французский язык в области лесоторговли (с использованием словаря специальной терминологии). Переводы документов с французского языка на русский язык для представления в суде.

Уверенный пользователь ПК (WORD‚ Excel‚ Power Point‚ Internet).
Умение пользоваться мини- АТС.
Умение соблюдать конфиденциальность.
Делопроизводство. Документооборот.
Сопровождение рабочего дня руководителя (ведение календаря встреч и мероприятий‚ управление контактами руководителя‚ информационная поддержка‚ организация поздравлений партнеров).
Организация и координация работы курьеров (3-4 человека).
Организация рабочего места и работы секретаря "с нуля".
Организация работы офиса (хоз. обеспечение и др.)
Умение разрешать конфликты.
Навыки грамотного делового общения‚ делового этикета.
Прием и распределение посетителей.
Французский язык (перевод документации‚ деловая переписка‚ технический перевод каталогов и инструкций импортируемого оборудования‚ общение с иностранными партнерами).
Организация пребывания иностранных партнеров в России. Организация командировок руководителя.