помощник руководителя, ассистент, секретарь-рефере

Ведение рабочего графика руководителя. Контроль исполнения поручений. Сбор, систематизация и предоставление на рассмотрение информации. Организация поездок руководства. Организация работы приемной.

Сбор, систематизация и предоставление на рассмотрение руководителю информации. Контроль исполнения поручений руководителя. Контроль ведения делопроизводства и документооборота: правильность оформления, регистрации и своевременность подачи документов на подпись руководителю; учет резолюций, организация отправки документов с подписи и исходящих документов. Подготовка служебных документов (писем, приказов, инструкций и пр.). Координация рабочего расписания; организация/ координация встреч, совещаний. Протоколирование совещаний, подготовка повесток дня, осуществление контроля исполнения решений, принятых на совещаниях. Ведение базы контактов. Подготовка поздравлений со знаменательными событиями (дни рождения, профессиональные праздники и пр.), приобретение подарков. Организация корпоративных мероприятий. Подготовка отчетов. Организация деловых поездок и отдыха руководителя, подготовка отчетов по поездкам. Заказ/приобретение различных товаров/ услуг. Работа с мини-АТС.

Ведение делопроизводства и документооборота; ведение рабочего графика руководителя, согласование и организация встреч, телефонных и прочих переговоров, совещаний руководителя, как в офисе, так и за его пределами; организация встреч VIP; ведение базы контактов руководителя, поздравление со знаменательными событиями (дни рождения, профессиональные праздники и пр.) партнеров и сотрудников; организация и координирование деловых поездок и отдыха руководителя (составление и согласование программ, оформление документов, оформление виз, бронирование билетов, гостиниц, трансферов); контроль исполнения поручений руководителя, работа с подразделениями, управление персоналом (водители, курьеры); организация закупок канцелярских и прочих товаров; работа с мини-АТС.

Решение организационных и административных
вопросов.
Поиск помещения под офис; оснащение офиса всеми необходимыми товарами; заключение договоров.
Планирование рабочего дня руководителя: организация совещаний‚ внешних и внутренних встреч, переговоров руководителя; распределение входящей и исходящей информации; отслеживание выполнения поручений, ведение отчетности по распоряжениям руководителя; контроль качества подготовки документов‚ предоставляемых на подпись; координация вопросов в случае отсутствия руководителя; ведение базы контактов; выполнение личных поручений руководителя.
Организация деловых поездок руководства Компании: составление и согласования программ; контроль подготовки документов к поездкам; получение приглашений, виз, заказ билетов, бронирование гостиниц и др. Организация встреч VIP.
Организация приезда иностранных и российских делегаций в Компанию: составление и согласование программ; организация работы водителей, переводчиков; подготовка документов, визовая поддержка, бронирование гостиниц и т.д.
Организация корпоративных мероприятий.

Выполнение поручений. Планирование графика руководителя, согласование встреч‚ переговоров‚ совещаний. Проведение телефонных переговоров (в т.ч. с иностранными партнерами). Ведение документооборота, прием, обработка корреспонденции. Прием посетителей в офисе. Организация поездок/ командировок руководителя. Подготовка документов. Взаимодействие со всеми структурами и подразделениями Компании, контроль исполнения поручений руководителя.

Уверенный пользователь ПК