Помощник руководителя, секретарь-референт, офис-ме

в подчинении 6чел.
- общее руководство деятельностью Секретариата.(контроль исполнения функциональных обязанностей и трудовой дисциплины)- распределение обязанностей между работниками
- контроль поступающей и отсылаемой электронной документации.
- просмотр поступающей на подпись или оплату документации
- оформления различного рода деловых писем, доверенностей, описей
- отслеживание своевременной оплаты мобильной связи сотрудников офиса и баз.
- планирование рабочего дня курьера
- контроль регистрации документов
- отслеживание оплаты курьерских почтовых услуг (Смит, ЕМС)
- оформление и подача заявок на оказание транспортных услуг.
- осуществление контроля над правильностью оформления и формирования материалов и документов, подлежащих в архив.
-ведение графика отпусков сотрудников

- Организация работы офиса администрации компании,
- Подготовка и организация собраний
- Прием посетителей и делегаций
- Ведение документооборота
- Работа с оргтехникой.
- Руководство сотрудниками офиса, а также строительным отделом, водителями, секретарями, охраной завода; планирование графика работы, распределение нагрузки, контроль над исполнением заданий.
- Подготовка и организация собраний
- Оформление и регистрация деловых писем,приказов,служнбных записок
- Участие в переговорах
- Организация местных и зарубежных командировок руководителей, координация транспорта для приезжающих гостей
- Ведение баз данных о потенциальном бизнесе (по арендаторам, судоремонту, судостроению, перевалке)
- Проведение тендеров, выбор подрядчиков.
- Контроль работы подрядных организаций. - Проведение сделок (детальное изучение бизнеса клиента и подготовка к встречам; организация встречи с лицами, принимающими решения; подписание контрактов на предоставление услуг);
- Переговоры по условиям договоров аренды;
- Просмотр, показ помещений потенциальным клиентам.
- Организация и проведение ремонтных работ
- Предоставление первичной финансовой документации.
- Формирование расходов на текущий месяц. - Организация работы склада, транспортного отдела, охраны предприятия
-Оперативное управление отделом офисом: задачами и требованиями клиентов
- Исследование и анализ рынка коммерческой недвижимости, детальное изучение района
- Стратегическое планирование и развитие площадки
- Анализ эффективности работы отдела
- Ведение переговоров с клиентами и заключение договоров
- Работа с рекламациями
- Маркетинговые исследования
- Восстановление сотрудничества с компаниями, которые ранее отказались от аренды помещений

- Оформление договоров, счетов-фактур для контрагентов (ДМС, ОМС)
- Ведение переговоров с ведущими врачами страховых компаний,
- Непосредственные контакты с клиентами (разрешение споров),
- Работа с историями болезней и др. документацией.