Руководитель секретариата/ Помощник руководителя

- Разработка нормативных документов по документообороту (инструкции, положения, номенклатура дел и др.);
- Документооборот в полном объеме (в том числе электронный): обработка и контроль правильности оформления документации; учет и контроль входящих/исходящих, локальных документов; составление и ведение номенклатуры дел в системе электронного документооборота (СЭД) Directum;
- Ведение делопроизводства: приказы по компании, протокол и др.;
- Поддержание и развитие системы электронного документооборота (СЭД) Directum;
- Структурирование и ведение бумажного и электронного архива и реестра в СЭД Directum;
- Осуществление контроля за постоянным обновлением документов в СЭД Directum;
- Управление и настройка прав доступа новым пользователям к программе Directum;
- Обучение пользователей дочерних компаний особенностям работы СЭД Directum;
- Контроль за предоставление бухгалтерской и налоговой отчетности;
- Администрирование СЭД Directum на уровне продвинутого пользователя (обучение на начальном этапе)
- Организация и контроль за работой Reception (в подчинении 2 секретаря)

- Организация, руководство и координация документооборота в компании (включая филиалы)
- Согласование, подготовка к утверждению и регистрация организационно-распорядительной документации, и контроль их исполнения
- Регистрация, согласование договоров
- Организация работы по регистрации, учету и хранению документации (систематизация документов, составление номенклатуры дел и др.)
- Разработка нормативных документов по делопроизводству (инструкции, положения и др.)
- Организация и координация работы секретарей в филиалах компании

- Организация и координация документооборота в компании
- Согласование, подготовка к утверждению и регистрация организационно-распорядительной документации, и контроль их исполнения
- Организация работы по регистрации, учету и хранению документации (систематизация документов, составление номенклатуры дел и др.)
- Разработка нормативных документов по делопроизводству (инструкции, положения и др.)
- Выполнение поручений руководителя

- Ведение электронного документооборота в программе "Мотив" (вх/исх. корреспонденция, внутренняя переписка и др.), ведение деловой переписки
- Организация и координация документооборота в компании
- Организация работы по регистрации, учету и хранению документации (систематизация документов, составление номенклатуры дел и др.)
- Организация и координация работы секретаря
- Административно - информационная поддержка руководства
- Выполнение поручений руководителя
- Планирование рабочего дня руководителя
- Подготовка встреч, совещаний, переговоров, поездок руководителя, в т. ч. оформление виз, бронирование билетов, гостиниц
- Контроль исполнения поручений руководителя
- Ведение личных контактов руководителя
- Прием и перераспределение телеф. звонков, прием посетителей

- Внедрение и ведение электронного документооборота в программе "Дело"
- Организация и координация документооборота в компании
- Организация работы по регистрации, учету и хранению документации (систематизация документов, составление номенклатуры дел и др.)
- Организация и координация работы секретарей (ресепшн) в программе "Дело"
- Административная поддержка
- Выполнение поручений руководителя
- Прием и перераспределение телеф. звонков
- Прием посетителей, чай/кофе

- Организация и координация документооборота
- Согласование, подготовка к утверждению и регистрация организационно-распорядительной документации, и контроль их исполнения
- Кадровое делопроизводство в полном объеме (приказы о приеме и увольнении, ведение личных дел (Т-2) сотрудников, табеля учета рабочего времени и др.)
- Разработка нормативных документов (должностных инструкций руководителей, специалистов)
- Организация работы по регистрации, учету и хранению документации (систематизация документов, составление номенклатуры дел и др.)
- Выполнение поручений руководителя
- Прием и перераспределение телеф. звонков
- Прием посетителей, чай/кофе

Квалификация: организатор делопроизводства – архивист