помощник руководителя, секретарь-референт

Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности. Обработка поступающей корреспонденции на рассмотрение, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Представление документов и личных заявлений на подпись руководителю, с дальнейшими разъяснениями по каждому принятому документу. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы Генерального директора.
Отслеживание за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Генеральному директору на подпись, обеспечение качественного их редактирования.
Организация телефонных переговоров Генерального директора, запись в его отсутствие полученную информацию и доведение до его сведения ее содержания. Составление писем, приказов, распоряжений, запросов и других документов, подготовка ответов авторам писем. Подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Осуществление контроля над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Обеспечение рабочего места Генерального директора необходимыми средствами, создание условий, способствующих его эффективной работе. Обеспечение жизнедеятельности приемной генерального директора и обеспечение ее всем необходимым. Организация и планирование рабочего дня Генерального директора, составление рабочего календаря, контроль и организация поездок:
- Контроль и организация подачи машины ;
- Контроль организации рабочего дня Персонального водителя.
Своевременное оповещение Генерального директора о днях рождения первых лиц предприятия, первых лиц контрагентов, а так же сообщение о профессиональных праздниках. Составление и отправка после подписи Генеральным директором поздравительных писем. Обеспечение информацией по командировкам, заказ авиа/ЖД билетов, гостиниц для сотрудников, составление отчетов по командировкам. Помощь отделу по рекламе и связям с общественностью в организации корпоративных мероприятиях, в выпуске газеты.

1. Составление и ведение графика руководителя и его водителей.
2. Выполнение отдельных поручений руководителя.
4. Обеспечение приемной, конференц-зала и кабинета руководителя необходимыми материалами (канц.товары, вода, продукты и т.д.) для полноценной работы.
5. Создание условий для работы руководителя- обеспечение рабочего места всем необходимым для работы.
6. Прием, передача, фильтрация входящих сообщений, писем, звонков.
7. Организация встреч, переговоров, совещаний (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), приема посетителей.
8. Работа с электронным документооборотом, календарь, почта.
9. Прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись, качественное их редактирование.
10. Распределение документов после рассмотрения в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
11. Контроль исполнения работниками организации приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль.
12. Организация поездок (заказ билетов, такси, отелей, визовая поддержка), оформление командировочных, авансовых отчетов.

1. Прием и распределение звонков, прием посетителей, обеспечение введенной территории необходимыми товарами для полноценной работы офиса.