| оформлять служебные документы, деловые письма, отчетную документацию, обеспечивать выполнение печатных и копировально-множительных работ, осуществлять прием и обработку, а также подготовку и отправку деловой корреспонденции, телефонограмм, сообщений передаваемых по электронной почте и телефаксу, вести учет их доведения до адресатов и мест хранения (архивирования), своевременно доводить до сотрудников поступившие документы, указания и поручения руководства, осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками сроков исполнения указаний и поручений руководства, переданных им через секретарей, принимать входящие телефонные звонки, уточнять звонящего и переключать его на сотрудника офиса или выяснять цель звонка для передачи отсутствующему сотруднику при его возвращении, обеспечивать соединение и связь начальников отделов с внешними абонентами, в том числе ведение ими телефонных переговоров в режиме конференции, обеспечивать руководство компании, при его работе и ведении переговоров в офисе, необходимыми документами и канцелярскими принадлежностями; подавать чай, кофе и, при необходимости, сервировать стол продуктами питания, а также убирать со стола в перерывах и по окончанию работы; обеспечивать убытие сотрудников в служебные командировки (подобрать вид транспорта, время отъезда и согласовать их с сотрудником; заказать билеты, номер в гостинице; оформить командировочные документы), обеспечивать новых сотрудников необходимыми для их оформления на работе документами (бланки анкет, заявлений в банк на кредитную карту и пр.); обеспечивать регистрацию прибытия и размещения участников совещаний, конференций и семинаров, бронирование мест в гостиницах для иногородних лиц; знать местонахождение сотрудников (наличие на рабочих местах или за пределами офиса), причины их отсутствия и ожидаемый срок прибытия; собирать и обобщать заявки от начальников отделов о лицах, которым по производственной необходимости требуется находиться в офисе в нерабочее время (ночные часы и выходные дни). Визировать списки у офис-менеджера и передавать их на вахту;оформлять и передавать на вахту и проходную, соответственно, заявки на пропуск посетителей и въезд (выезд) автомобилей;. оформлять материальные пропуска на вынос из офиса имущества и материальных ценностей; оформлять доверенности на получение сотрудниками товарно-материальных ценностей от их поставщиков; вести журналы учета поступивших и отправленных документов, выданных командировочных удостоверений и доверенностей, выносимого имущества и материальных ценностей, заявок сотрудников на ремонт оборудования и пожеланий по обеспечению работы офиса; следить за состоянием и готовностью к эксплуатации установленной в помещении секретарей оргтехники и оборудования, их грамотным и по назначению использованием сотрудниками; контролировать наличие бумаги для печати, канцелярских принадлежностей и других необходимых для работы расходных материалов, а также чая, кофе, сахара и туалетных принадлежностей; готовить предложения по их пополнению, обеспечивать заказ на поставку и получение, учет их выдачи сотрудникам; контролировать счета мобильных телефонов сотрудников; следить за укомплектованностью аптечки и набором лекарственных средств и препаратов для оказания первой медицинской помощи; уточнять и своевременно корректировать списки сотрудников компании, номера помещений их размещения в офисе, даты рождения, адреса проживания и электронной почты, номера телефонов и автомашин; производить необходимые выписки и доводить их до сотрудников компании, вахты и проходной, в части касающейся; готовить поздравительные открытки по случаю дней рождения, торжественных дат сотрудников и адресные папки юбилярам; при необходимости замещать секретаря в другом офисе. |
