| Прием ,распределение входящих звонков,подготовка документов: оформление приказов директора, составление и оформление писем, актов, справок и т.п.,своевременное, полностью и безошибочное доведение до сведения менеджеров всей информации, поступающей от их клиентов,выполнение поручений генерального директора по приему, оформлению и передаче необходимых ему документов и информации, встреча посетителей и оформление надлежащим образом пропусков.
Организация кофе – паузы на переговорах, в отсутствие менеджеров ведение приема клиентов в офисе.
Контроль и своевременное выполнение необходимых офису и складу запасов канцелярских принадлежностей и расходных материалов.
Выполнение копировально-множительных работ.
Взаимодействие с типографией по изготовлению визиток и другого печатного материала.
Выполнение отдельных поручений генерального директора, связанных с деятельностью организации.
Соблюдение норм деловой этики, придерживание корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.
Обеспечение укомплектования предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации, для этого осуществление поиска и обработки резюме по вакансиям согласно техническим заданиям руководителей подразделений.
Определение потребности в персонале, изучение рынка труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами, создание и поддержка базы данных по кандидатам на прием на работу.
Подбор кадров, обзвон и проведение собеседования с нанимающимися на работу, тестирование кандидатов и принятие решения на проведение повторного собеседования с руководителями более высокого уровня.
Участие в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников,участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов.
Оформление трудовых договоров и контрактов.
Ведение личных дел работников и другую кадровую документацию.
Ведение делопроизводства в соответствии с требованиями и по форме, утвержденной генеральным директором.
Осуществление регистрации входящей и исходящей документации, обеспечение сохранности всей входящей документации.
Обеспечение соблюдения маршрутов прохождения документов согласно установленным маршрутно-технологическим картам ЗАО «Фаворит – ЭК». Систематизация и классифиция документов и информации, доводит их до непосредственных исполнителей.
Осуществление по поручению генерального директора документооборота между компанией и другими организациями, органами, учреждениями (типография, организаторы и застройщики выставок, кадровые агентства, редакция газет по подбору персонала, пожарная инспекция и т.п.);
Организация работы канцелярии.
Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
Контроль за правильным оформлением документов.
Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Принятие мер по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
Осуществление методического руководства делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
Проведение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Контроль своевременного возврата в бухгалтерию оригинальных документов (договора, спецификации, документы, прошедшие регистрацию) ЗАО «Фаворит – ЭК».
Выполнение «Политики в области качества предприятия» и требования документированной системы в области качества.
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности, пожарной безопасности на предприятии.
Работа с Рекламными агентствами.
Работа с устроителями выставок (договора, застройка стенда и т.д.)
Составление сводных отчётов по выставкам.
Закупка оборудования для выставок (витрина, стулья, зажигалки, ручки и т.д.).
Выставление счетов, Выписка ТН и счетов-фактур, Контроль прихода на склад продукции, Оформление заявок на склад для отгузки продукции, Отгрузка продукции Потребителю. |
