Руководитель секретариата / Начальник отдела докум

- Руководство секретариатом, канцелярией
- Взаимодействие с гос.органами
- Разработка регламентов, номенклатуры
- Контроль прохождения документов, разработка и ведение таблиц мониторинга корреспонденции предприятия, подготовка резолюций, распределение документов
- Контроль работы архива, составление описей дел
- Организация совещаний, ведение протоколов
- Помощь в создании корпоративного сайта (разработка структуры, сбор материалов, контроль наполнения)
- Выполнение отдельных поручений руководства.

- Руководство подразделениями (постановка задач, контроль, делегирование полномочий): канцелярия (секретариат, reception, архив, курьерская служба), АХО, транспортный отдел – в прямом подчинении более 30 чел., в т.ч. в регионах
- Бюджетирование расходов Управления
- Разработка ОРД, сводной номенклатуры дел (в соответствии со стандартами ГОСТ)
- Контроль прохождения, согласования и утверждения документов, организация системы контроля исполнения поручений
- Участие в подготовке технического задания на разработку системы электронного документооборота (СЭД) и организация перехода компании на СЭД, совместная работа с компанией-разработчиком, ФЭУ, службой IT, структурными подразделениями компании
- Оптимизация работы архива компании
- Инвентаризация регламентирующих документов, а также печатей и штампов головного офиса и обособленных подразделений компании
- Организация и контроль заказа виз и чартеров, командировок сотрудников
- Контроль подготовки и организации рабочих мест руководства компании
- Ведение переговоров, заключение договоров, выбор контрагентов
- Протоколирование (производственные селекторные совещания, тендерные комитеты, Совет директоров)
- Планирование работы Управления, составление ежемесячных сводных планов работы и отчетов компании
- Участие в подборе персонала
- Заказ канцтоваров, распределение, учет расходования
- Организация работы столовой, контроль составления меню
- Взаимодействие с клиринговыми компаниями
- Командировки в регион для решения текущих производственных вопросов
- Участие в организации корпоративных мероприятий.

- Разработка внутренних регламентирующих документов и договоров
- Ведение проектов: организация и контроль документооборота, планирование, согласование, сотрудничество с правительственными и законодательными органами, префектурами, управами, общественными общероссийскими и региональными организациями
- Мониторинг сроков исполнения поставленных задач
- Управление арендными отношениями
- Координирование работы тех.персонала, водителей, курьера
- Организация семинаров, помощь в проведении выставок
- Организация лицензирования компании
- Имеется благодарность от Минмособлстроя на официальном сайте Правительства Московской области.

- Оформление гражданства, пенсий, виз, ОЗП
- Постановка граждан на консульский учет
- Участие в выездных консульских приемах
- Консультация граждан
- Благодарность за хорошую работу с занесением в трудовую книжку от МИД России и Посольства РФ.