Секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя

прием и регистрация обращений граждан‚ сканирование и распечатка готовых документов‚ консультирование граждан по основным вопросам деятельности организации

Выполнение обязанностей заведующей канцелярии, организация и координация работы технического персонала (секретариат), подбор кандидатур, обучение и ведение личных дел (КДП) технического персонала (секретариат, водители, уборщики производственных помещений, курьеры);
ведение делопроизводства и документооборота;
ведение архива (формирование и подготовка дел для сдачи на хранение в архив, в том числе в государственные архивы, обеспечение сохранности дел, составление, актов приема-передачи, актов на уничтожение дел с истекшим сроком хранения);
разработка инструкции по ведению делопроизводства, составление номенклатуры дел, формирование дел;
обработка входящей и исходящей корреспонденции (прием, регистрация, сортировка, направление на рассмотрение Руководителю, по отделам, контроль за порядком и сроками прохождения документов и их правильное оформление);
регистрация, согласование и визирование договоров, дополнительных соглашений и актов;
ведение внутреннего документооборота (проведение процедуры согласования внутренних документов, создание приказов и распоряжений по основной деятельности (регистрация, согласование и процедура ознакомления сотрудников);
учет печатей и штампов организации;
составление отчетов по итогам своей основной деятельности, помощь в подготовке отчетов руководству;
обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтоварами, оргтехникой);
взаимодействие с организациями, предоставляющими услуги по хозяйственной части;
оформление служебных командировок;
подготовка совещаний руководителя и сотрудников, ведение протокола совещаний;
ведение деловой переписки;
управление подпиской периодической печати;
выполнение поручений руководства и работников организации.

непосредственная работа с руководителем: прием и распределение телефонных звонков‚ работа с оргтехникой‚ выполнение поручений руководителя‚ организация совещаний‚ переговоров‚ встреч‚ командировок‚ организация приема посетителей‚ координация работы и жизнеобеспечения офиса‚ ведение делопроизводства‚ формирование дел‚ работа со всеми видами документации (регистрация‚ сортировка‚ направление по отделам‚ контроль за прохождением внутренних документов и их исполнением‚ отправка (почтовой корреспонденцией).

  Свободное владение ПК (Word‚ Excel‚ Photoshop‚ Интернет‚ электронная почта)‚ навыки работы с офисной техникой (мини-АТС‚ факс‚ модем‚ сервер‚ копировальные аппараты‚ сканер)‚ высокая скорость печати‚  делопроизводство‚ работа со всеми видами документации‚ деловая переписка‚ большой опыт работы с людьми‚ ведение телефонных переговоров‚ организация работы персонала‚ работа с большим объемом информации‚ решение поставленных задач‚ умение работать в коллективе