Администратор/секретарь выходного дня

1. Документооборот с поставщиками оборудования/услуг
- контроль за предоставлением первичной документацией (счета, счета-фактуры, акты, накладные);
- подготовка и организация согласования, подписания договорных документов;
2. Бюджетирование подразделения:
- формирование ежемесячного/годового бюджета подразделения;
- формирование годовой инвестиционной программы подразделения;
- контроль за оплатой оборудования/услуг;
- решение всех вопросов с финансовым подразделением в части бюджета;
3. Обеспечение корпоративной сотовой связью:
- анализ и оптимизация расходов на сотовую связь;
- разработка внутренних документов, регламентирующих обеспечение сотовой связью;
- обеспечение корпоративной сотовой связью (выделение СИМ-карт, смена тарифных планов, подключение дополнительных услуг и т.д.)
4. Регламентация бизнес-процессов подразделения:
- Анализ существующих бизнес-процессов (владельцем которых является подразделение);
- Оптимизация бизнес-процессов.
5. Администрирование подразделения:
- организация встреч/переговоров (заказ пропусков, резервирование переговорных, подготовка материалов и т.д,);
- организация командировок сотрудников подразделения;
- информаицонное обеспечение;

Администрирование IT-проектов (СЭД, внедрение систем бухгалтерского и налогового учета, CRM, ):
- участие в проектах в качестве консультанта СЭД (обследование процессов документооборота, анализ, регламентация, экспертиза ТЗ, проведение обучения пользователей)
- участие в инициации проектов (участие в формировании РГ, подготовка проектной документации: паспорт проекта, бюджет проекта, план-график, устав, приказ об инициации проекта, );
- контроль соответствия сроков, бюджета и результатов проекта;
- администрирование проектных контрактов (ведение базы данных контрактов, ведение контрактов на этапе согласования, поддержка актуальности контрактов, отслеживание платежей по контрактам; контроль за наличием бухгалтерских док-в по контрактам);
- актуализация проектной документации;
- подготовка отчетов о статусе проектов;
- организация совещаний рабочих групп (в том числе протоколирование);
- организация документооборота в проекте;
- подготовка локальных нормативных актов, распорядительных документов в рамках проекта;
- разработка шаблонов документов по проекту;
- участие в завершении проекта (прием результатов проекта, подготовка и подписание документов, необходимых для завершения проекта, контроль поступления оплаты)
Администрирование Проектного офиса:
- участие в проектах в качестве руководителя проектов по созданию и поддержке инф. порталов
- участие в организации работы проектного офиса с "0" (разработка и внедрение методологии проектного управления, проведение обучения);
- регистрация проектов;
- экспертиза проектных документов по содержанию, полноте, соблюдению требований стандарта компании по управлению проектами компании;
- методологическая поддержка (консультации специалистов на этапах инициации проекта, реализации, завершения);
- сбор и консолидация отчетности по портфелю проектов (еженедельные отчеты, тематические запросы руководства);
- организация заседаний Проектного комитета (подготовка материалов, протоколирование, контроль исполнения решений ПК);
- информационная поддержка проектного портала;
- ведение библиотеки проектных документов.

- Прием, экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа по ним;
- Организация документооборота в рамках департамента;
- Информационно-справочная поддержка сотрудников департамента;
- Организация административно-хозяйственной поддержки департамента (организация рабочих мест, обеспечение канц. товарами, водой и т.д.);
- Организация библиотеки департамента, в том числе закупка необходимой литературы;
- Организация совещаний/видеоконференций (в том числе протоколирование совещаний);
- Администрирование контрактов по проектам:
1. ведение контрактов (согласование, заключение)
2. создание базы данных контрактов
3. поддержание актуальности контрактов, доп. соглашений
4. отслеживание платежей по контрактам
5. контроль за наличием бухгалтерских документов по контрактам (счета, счета-фактуры, акты)
- Координирование работы проектного офиса (time sheet, составление и актуализация графика командировок проектной команды, составление и актуализация графика отпусков проектной команды, визовая поддержка, бронирование номеров в гостиницах, заказ такси);
- Формирование отчетности по проектам;
- Ведение документации по проектам (в бумажном и электронном виде);
- Создание архива проектных документов;
- Информационная поддержка портала по проекту ERP (информация по составу проектной команды, календарь событий, новости, документы по проекту);
- участие в проекте по внедрению СЭД (Docs Vision)