Личный помощник руководителя, администратор, менед

Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем

Контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками компании

Прием и распределение звонков. Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков (в том числе за границу)

Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма, факсы, письма по электронной почте)

Распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно)

Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование документов и пр.)

Работа с оргтехникой: сканирование, копирование, прием/отправка факсов

Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, продуктов, канцтоваров, расходных материалов для офисной техники и т.п.)

Выполнение личных поручений руководителя

Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, дни рождения клиентов, сотрудников)

Организация приема посетителей: сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорной комнаты до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность)

Организация поездок и командировок руководства и родных (осуществление визовой поддержки, заказ и покупка билетов, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)

Организация приезда иностранных партнеров (осуществление визовой поддержки, бронирование гостиниц, организация трансфера)

Координация работы офисов в Москве и Италии, а также с итальянскими партнерами (фабриками-производителями)

Составление коммерческих предложений, договоров, смет для заказчиков

Работа со СМИ. Подготовка текстов статей и макетов для публикации в различных журналах

Оформление подписки на печатные издания. Отслеживание своевременного и полного получения журналов в течение года

Работа с таможенной компанией по перевозке грузов из Италии в Москву (подготовка необходимых документов для оформления грузов, таможенные заявки, накладные, счета-фактуры)

Организация и принятие участия в подготовке к выставкам

Оперативный поиск и анализ необходимой информации в сети Интернет

Составление графика отпусков сотрудников студии и согласование его с руководством. Отслеживание графика в течение года

Организация фуршетов, корпоративов, праздников (в том числе личных)

Уверенный пользователь ПК: Word‚ Excel‚ Photoshop, Outlook‚ ICQ‚ Internet, Skype

Работа с первыми лицами организации (генеральный директор и директора департаментов)

Организация проведения телефонных переговоров руководства

Прием/распределение‚ подготовка и отправка корреспонденции

Составление писем, запросов, других документов

Обеспечение документооборота предприятия

Подготовка документов к проверке и сдаче в архив предприятия и Центральный государственный архив

Отслеживание своевременного выполнения структурными подразделениями и конкретными исполнителями заданий руководства

Решение административно-хозяйственных и кадровых вопросов

Организация встреч и прием посетителей

Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором.
Протоколирование совещаний

Организация командировок руководства

Координация работы водителя

Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Работа с ПК‚ факсимильным и копировальным аппаратами‚ сканером

Работа с договорами

Знание ПК: Word‚ Excel‚ Outlook‚ ICQ‚ Internet.

Заочное отделение