Офис-менеджер (английский)

Координация работы по ведению делопроизводства (оформление, регистрация, прохождение и хранение приказов, распоряжений, инструкций, регламентов, писем); организация документооборота офиса.
Организация приема и рассылки деловой корреспонденции по почте; регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции; ведение деловой переписки в пределах своих полномочий по электронной почте.
Прием входящих звонков, их распределение, прием телефонограмм; работа с мини-АТС, факсимильными аппаратами.
Работа с оргтехникой: ксерокс, копир, принтер, сканер, многофункциональное устройство.
Снабжение офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, расходными материалами.
Оказание сотрудникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем.
Сотрудничество с обслуживающими компаниями (сантехник, электрики, видеонаблюдение; обслуживание теплоузла, вентиляции, кондиционеров; обслуживание и ремонт оргтехники, офисных коммуникаций).
Контроль за санитарными условиями работы в помещениях офиса (освещение, вентиляция, температурный режим, пр.).
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе руководителя; проведение телефонных переговоров руководителя, доведение информации до сведения руководителя, полученную в его отсутствие; чай/кофе.
Выполнение отдельных служебных поручений своего руководителя.

Консультирование по телефону.
Поиск новых клиентов.
Проверка информации.

Координация работы по ведению делопроизводства (оформление, регистрация, прохождение и хранение приказов, распоряжений, инструкций, регламентов, писем); организация документооборота офиса.
Организация приема и рассылки деловой корреспонденции по почте; регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции; ведение деловой переписки в пределах своих полномочий по электронной почте.
Прием входящих звонков, их распределение, прием телефонограмм; работа с мини-АТС, факсимильными аппаратами.
Организация встреч, прием гостей; материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций.
Работа с оргтехникой: ксерокс, копир, принтер, сканер, многофункциональное устройство.
Заказ, бронирование авиа-, ждбилетов, гостиниц; оформление командировок сотрудников.
Координация работы служебных машин (прием и распределение заявок на машины от сотрудников офиса).
Деловая переписка с филиалами компании по электронной почте; прием, распределение и прохождение служебных записок от сотрудников филиалов.
Обеспечение взаимодействия офиса с другими структурными подразделениями компании.
Работа в архиве (прием документов на хранение, отслеживание сроков хранения, поиск и выдача документов по запросу).
Документальное оформление планерок, переговоров (оформление протоколов, доведение информации до ответственных лиц).
Согласование договоров (прохождение всех служб согласования, подписание договора у руководителя); ведение реестра и хранение договоров.
Оказание сотрудникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем.
Контроль за санитарными условиями работы в помещениях офиса (освещение, вентиляция, температурный режим, пр.).
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе руководителя; проведение телефонных переговоров руководителя, доведение информации до сведения руководителя, полученную в его отсутствие; чай/кофе.
Выполнение отдельных служебных поручений своего руководителя.