| Как и любой другой специалист по документационному обеспечению управления и архивариус, я умею: 1. вести учет, регистрировать, рассматривать и подготавливать поступающую корреспонденцию для доклада руководству; 2. оформлять (в том числе печатать) и рассылать распределительные документы, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы и т. п.; 3. подготавливать по указанию руководителя и согласовывать со структурными подразделениями проекты отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; 4. оформлять протоколы; 5. анализировать справки и доклады структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; 6. подготавливать и своевременно рассылать материалы к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам; 7. принимать и регистрировать заявления, предложения и жалобы от граждан; 8. организовывать прием посетителей; 9. принимать, регистрировать, хранить, вести учет, доставлять по подразделениям и рассылать поступающую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, подготавливать дела к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы; 10. вести телефонные переговоры; 11. подготавливать командировки; 12. организовывать презентации и специальные приемы гостей; 13. собирать деловую информацию и ее реферировать по заданию директора; 14. вести табель учета рабочего времени; 15. организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив; 16. принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством; 17. участвовать в разработке номенклатуры дел, проверять правильность их формирования и оформления при передаче в архив; 18. в соответствии с законодательством шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, вести их учет; 19. подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли; 20. вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск; 21. участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов; 22. следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности; 23. контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива; 24. выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива; 25. принимать необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. |
