Менеджер по оформлению документов

1) с октября 2008 по июль 2009
Должность: помощник руководителя бизнес-единицы «Аптечные препараты» (БЕ «АП»).
Обязанности:
- систематизация поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и донесение до руководителя;
- подготовка документов и материалов для ежедневной работы руководителя;
- передача поступившей в соответствии с принятым решением руководителя корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования ее в работе;
- слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись;
- организация телефонных переговоров руководителя, фиксирование полученной в его отсутствии информации и доведение до его сведения ее содержания, осуществление приема и передачи информации по средствам связи (факс, телефон, электронная почта);
- по поручению руководителя составление писем, запросов и иных документов, подготовка ответов авторам писем;
- выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями;
- подготовка необходимых руководителю служебных материалов;
- организация приема посетителей;
- выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.
2) с июля 2009 по ноябрь 2010
Должность: менеджер по организационным вопросам бизнес-единицы «Аптечные препараты» (БЕ «АП»).
Основная задача - организационно-административное обеспечение деятельности БЕ «АП».
Обязанности:
1. Обеспечение документооборота и ведение договорной работы внутри структурного подразделения БЕ «АП».
2. Осуществление процесса согласования договоров, экспертизы и визирования с соответствующими подразделениями компании.
3. Оформление договорных документов у контрагентов.
4. Предоставление оформленных документов на подпись руководителям компании.
5. Осуществление контроля за продвижением договоров через финансово-юридические службы внутри компании.
6. Осуществление контроля за своевременной оплаты счетов.
7. Своевременно предоставление подтверждающих документов по осуществленным платежам в финансовую службу и закрывающих документов в бухгалтерию.
8. Выполнение установленных операций с применением компьютерной техники – сбор, обработка и анализ информации.
9. Формирование дел в соответствии со служебной номенклатурой, обеспечение их сохранности, передача в архив.
10. Выполнение разовых поручений и заданий Директора БЕ «АП».

Обязанности: Выполнение поручений руководителя, контроль исполнения поручений руководителя, организация командировок: бронирование гостиниц, заказ билетов, встреча посетителей, координирование потоков входящей/исходящей информации, обеспечение жизнедеятельности офиса, деловая переписка, ведение переговоров и осуществление процесса согласования договоров с поставщиками/покупателями, оформление договорных документов.

Обязанности: руководство работниками офиса и распределение обязанностей между ними (курьер, секретарь, уборщица), обеспечение офиса канцтоварами, бытовой химией, расходными материалами, водой, закупка мебели для офиса, заказ ж/д билетов, бронирование гостиниц, организация корпоративных мероприятий, координирование работы по ведению делопроизводства и документооборота офиса, деловая переписка, организация встречи посетителей и гостей Компании, осуществление подписки на периодические издания, подбор персонала, ведение делопроизводства, заказ визитных карточек для сотрудников.

очное дневное отделение

очное дневное отделение