| 1.Обеспечение подготовки и организации работы офиса: осуществление руководства организации рабочих мест персонала офиса, организация проверки офисного оборудования.
2.Организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса..
3.Осуществление контроля за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
4.Разработка и учет бюджета расходов на офисные нужды.
5.Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.
6.Назначение работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определение схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
7.Организация использования в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, телефонов, мини-АТС и др.); осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
8.Организация:
— встреч, приема, регистрации и необходимое обслуживание визитеров, гостей, клиентов, партнеров;
— прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
— материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
9.Организация деловых переговоров.
10.Координация работы по ведению делопроизводства (оформления, регистрации, прохождения, хранения и извлечения документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса.
11Организация ведения деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), деловая переписка, обеспечение рассылки необходимых материалов.
12.Осуществление инвентаризации хозяйства офиса.
13.Осуществление контроля за трудовой дисциплиной работников офиса.
14.Разработка и внедрение системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществление контроля за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
15.Оказание работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций.
16.Координация завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).
17.Контроль учета и заполнения путевых листов.
18.Оформление командировочных удостоверений, приказов, служебных заданий.
19.Координация работы по ведению кадрового делопроизводства.
20.Маркетинг (размещение баннерных щитов, размещение модуля рекламы на сайтах и в газетах, учет корпоративной сувенирной продукции, оформление разрешений на размещение рекламных носителей).
21.Организация корпоративных мероприятий. |
| 1. Осуществление контроля над своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений начальника отдела кадров.
2. Ведение учета личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации.
3. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия.
4. Формирование и ведение личных дел работников.
5. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, произведение подсчета трудового стажа.
6. Информация о количественном, качественном составе работников и их движении в банке.
7. Учет предоставления отпусков работникам, осуществление контроля над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
8. Изучение движения и причины текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению.
9. Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
10. Осуществление контроля над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.
11. Выполнение разовых служебные поручения начальника отдела кадров (соответствующего подразделения отдела кадров). |
