Руководитель секретариата

- Координация и контроль работы службы ресепшена, секретарей, курьеров, дежурных администраторов, уборщиц и водителей (в подчинении 20 человек).
- Взаимодействие с арендодателем, организация ремонта помещений (смета, выбор подрядчика, контроль качества/сроков/бюджета).
- Планирование деятельности отдела, составление бюджета.
- Проведение тендеров по выбору поставщиков, сервисных служб и т.д.
- Ведение договоров по материально-техническому обеспечению офиса.
- Организация командировок сотрудников (визы, билеты, гостиницы, трансферы и т.д.).
- Обеспечение проживания иногородних сотрудников (взаимодействие с агентствами, консультантами по недвижимости).
- Подбор персонала в отдел.
- Контроль документооборота компании.
- Выполнение личных поручений руководителей компании.
- Подборка новостей из отраслевых СМИ для отдела по работе с клиентами.
- Корпоративные мероприятия.
- Обзор тендеров на электронной площадке.

- Прием звонков, поступающие на внешние телефоны Компании, обеспечение клиентов достоверной и полной информацией о деятельности Компании.
- Встреча клиентов и гостей компании. Организация гостям комфортное ожидание.
- Печать, размножение документовов, отправка документации по факсу и электронной почте, составление и оформление писем, документов на бланках компании.
- Получение и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
- Оформление пропусков для новых сотрудников компании.
- Формирование, контролирование и ведение регистрации в журналах выездов водителей, занятости переговорных, учета выездов сотрудников по служебной необходимости.
- Ведение и обновление базы данных контрагентов по мере поступления контактов.
- Замещение личных секретарей в период их отсутствия.
- Обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями.
- Работа с Business Card, оформление авиа/жд билетов и гостиниц.

- Частичные задачи офис – менеджера.
- Консультации.
- Сопровождение в судах призывников и военнослужащих.
- Оформление сделок.

- Ведение штатного расписания на 512 человек.
- Прием, перевод и увольнение сотрудников.
- Подготовка приказов по личному составу, о поощрении, о приеме на работу, об увольнении, по организации.
- Заключение трудовых договоров.
- Оформление личных дел сотрудников.
- Оформление, учет и хранение трудовых книжек.
- Составление графика отпусков и оформление отпусков. сотрудников.
- Оформление, хранение и учет личных карточек.
- Оказание консультативной помощи начальнику по кадровым вопросам и др.