Секретарь делопроизводитель, администратор, офис-м

1) Разработка и ведение централизованного документооборота в Excel и «бумажного» делопроизводства: создание номенклатуры дел, формирование папок-дел, прием вх./исх. документации, регистрация, информационно-справочное обслуживание, архивное хранение; разработка методических документов по делопроизводству (инструкция по управлению организационно-распорядительной документацией, индексы структурных подразделений и т.п.). В дальнейшем работа в системе электронного документооборота программы DIRECTUM.
2) Деятельность в Приемной руководства компании:
- прием, проверка оформления в соответствии с утвержденной инструкцией по ОРД и передача служебных документов на подпись руководству; составление отдельных приказов по основной деятельности, писем и других документов по поручению руководства компании;
- подготовка совещаний, проводимых руководством: сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, а так же ведение и оформление протоколов;
- ведение учетно-срокового контроля Топ-менеджмента и еженедельный отчет руководству о своевременном исполнении или неисполнении поставленных задач;
-планирование рабочего дня;
-прием посетителей;
-ведение клиентской базы;
- ведение оперативной телефонной связи: прием и дифференциация звонков, запись в отсутствие руководства полученной информации и доведения до их сведения, определение целесообразности соединения абонента, обработка факсимильных сообщений;
- организация командировок, бронирование гостиниц и VIP залов, заказ авиа и ж/д билетов, взаимодействие с Посольствами с целью получения виз;
- решение финансово-хозяйственных вопросов, создание комфорта и жизнеобеспечение руководства (закупка продуктов питания, приобретение столовых принадлежностей и сервизов, сервировка стола /чай-кофе/, оформление фуршетов, оформление интерьера /мебель, картины, портреты, флористика/), контроль за поддержанием порядка в приемной, переговорной и кабинетах руководства.
3) Управление коллективом в Секретариате от 5-ти человек: ежедневное координирование работы и взаимодействие с водителями, курьерами секретарями; ведение базы заявок и учета маршрутных листов, прием и отправление служебной корреспонденции посредством почты России и экспресс-доставкой.
4) Ведение табеля учета рабочего времени Топ-менеджмента и Секретариата.

Работа в приемной руководителя организации. Ведение централизованного документооборота в Excel и «бумажного» делопроизводства: формирование папок-дел, прием, регистрация, информационно-справочное обслуживание, архивное хранение. Прием и дифференциация телефонных звонков в компании, обработка факсимильных сообщений, копирование документов. Жизнеобеспечение руководителя компании (покупка продуктов питания, приготовление чай-кофе, сервировка стола). Ведение табеля учета рабочего времени работников организации.

1) Ведение кадрового учета в программе 1С:7 и бумажной документации по личному составу: заявления, трудовые договора, приказы по Л/с, трудовые книжки, личные дела, анкеты.
2) Ведение централизованного, в дальнейшем обособленного документооборота в Excel и «бумажного» делопроизводства: формирование папок-дел, прием, регистрация, информационно-справочное обслуживание, архивное хранение.
3) Составление отдельных приказов, писем и других служебных документов по поручению руководителя.
4) Прием и дифференциация телефонных звонков в компании.
5) Работа с сертификатами качества и прайс-листами, размножение документов для торговых представителей.
6) Решение административно-хозяйственных вопросов и жизнеобеспечение собственников и работников компании (приобретение столовых сервизов и приборов, покупка продуктов питания, сервировка стола, приготовление чай-кофе, поставка воды, канцтоваров и других расходных материалов), облагораживание и контроль поддержания порядка в офисе.
7) Ведение табеля учета рабочего времени работников компании, в дальнейшем отдела.

Техническая работа с документами. Ведение отдельного документооборота в Excel и «бумажного» делопроизводства: формирование папок-дел, прием, регистрация, информационно-справочное обслуживание, архивное хранение. Составление отдельных служебных документов по поручению руководителя отдела, копирование. Прием и дифференциация телефонных звонков в отделе. Поддержание жизнеобеспечения отдела (чай-кофе). Ведение табеля учета рабочего времени работников отдела завода.

Обслуживание учащихся и работников учебного заведения по картотеке; проведения работ по учету, комплектованию и периодических инвентаризаций библиотеки.