Руководитель канцелярии, отдела ДОУ, секретариата

• Организация, координация и контроль работы офиса.
• Постановка задач и контроль их выполнения (полный контроль и управление рабочим процессом).
• Организация кадровой работы компании и решение организационных вопросов.
• Ведение делопроизводства и организация документооборота компании.
• Подбор персонала, организация рабочего процесса с нуля: проведение собеседований, прием, увольнение, обучение сотрудников и повышение их квалификации.
• Общее руководство коллективом (расстановка кадров, организация и планирование работы сотрудников).
• Организация работы и взаимодействие с партнерами и клиентами компании (переписка, согласование условий, консультирование по рабочим вопросам, решение конфликтных ситуаций, оформление документации, поиск необходимой информации).
• Ведение переговоров с заказчиками по телефону.
• Обработка и распределение заявок по специалистам.
• Составление и оптимизация маршрутов доставки.
• Контроль качества и своевременности выполнения заявок на ремонт и установку оборудования.
• Организация и контроль обеспечения бесперебойного процесса отгрузки, доставки, приемки и хранения оборудования, контроль складских запасов.
• Создание и поддержание эффективной работы с контрагентами (заключение договоров, отслеживание платежей, контроль поставок).
• Ведение клиентской базы, баз учета, отчетности и планирования, первичная бухгалтерия.
• Формирование и контроль исполнения бюджета расходов по офису (текущие затраты, планирование расходов по периодам, предоставление отчетов по бюджету), мониторинг рынка поставщиков товаров и услуг.
• Контроль и информационное сопровождение корпоративного сайта (обновление новостей, новых информационных страниц, публикация статей, подготовка и размещение фотографий, обновление каталога товаров/услуг, закачка и обновление прайс-листов).
• Организация встреч и переговоров, деловых поездок, подготовки необходимых документов, отчетов и материалов по запросу руководителя.

• Организация, координация и контроль работы секретариата.
• Ведение делопроизводства и Организация электронного документооборота офиса.
• Контроль исполнения поручений Генерального директора.
• Осуществление взаимодействия со структурными подразделениями Организации.
• Обеспечение: приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам.
• Осуществление контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства.
• Осуществление процесса ознакомления работников Организации с приказами и распоряжениями администрации.
• Контроль за качеством подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации.
• Информационно - справочное обслуживание и хранение документной информации.
• Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
• Обеспечение единого порядка отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, использования документов образующихся в деятельности отдела, для передачи на хранение в архив.
• Разработка и внедрение инструкции по делопроизводству, положений, должностных инструкций, и иных документов, регламентирующих деятельность отдела.
• Участие в подборе и мотивации персонала (собеседование, прием документов, обучение, повышение квалификации сотрудников в сфере работы с документами и др.).
• Организация встреч и переговоров: подготовка и обеспечение проведения встреч, совещаний и мероприятий с участием Руководителей (обеспечение работы приемных).
• Организация командировок (бронирование гостиниц, заказ авиа и ж/д. билетов).

• Организация и контроль работы приемной.
• Руководство работой обслуживающего персонала.
• Координация работы отделов Генеральной дирекции.
• Контроль исполнения поручений аппарата МЧС России.
• Административная поддержка руководителя.
• Сбор материалов и документов на проведение тендерных торгов, участие в рабочей комиссии по тендерным торгам.
• Осуществление взаимодействия с подразделениями МЧС России.
• Ведение делопроизводства и организация документооборота офиса.
• Выполнение работы по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия (оформление приказов по личному составу, личных карточек, трудовых книжек, трудовых контрактов, командировочных документов, листов нетрудоспособности, ведение табеля учета рабочего времени).
• Осуществление контроля, за исполнением приказов.

• Подбор персонала.
• Управление и координация работы: курьерской службы, автотранспорта.
• Ведение делопроизводства и организация документооборота офиса.
• Кадровый документооборот.
• Обеспечение приема, учета, регистрации и распределение всех потоков входящей, исходящей и внутренней документации.
• Прием и распределение телефонных звонков.
• Прием и отправка почтовой корреспонденции.
• Осуществление срокового и исполнительского контроля.
• Информационно-справочное сопровождение деятельности офиса.
• Организация работы с письмами и обращениями.
• Организация и обслуживание совещаний, организация приема посетителей, пропускной системы на территорию Организации.
• Ведение БД, договоров, отчетности.
• Управление приемной офиса.
• Контроль над работой офисного оборудования и оргтехники.
• Организация и контроль ремонтных работ.
• Решение административно хозяйственных вопросов.
• Закупка, хранение, выдача и учет материальных средств.

• Подбор и обучение персонала.
• Координация работы сотрудников (курьеры, водители, уборщицы).
• Административная поддержка руководителя.
• Осуществление подготовки необходимых документов и материалов.
• Делопроизводство.
• Кадровое делопроизводство.
• Ведение корреспонденции и документооборота компании.
• Ведение БД, отчетности.
• Первичная бухгалтерия.
• Работа с клиентами, поставщиками.
• Заключение (согласование и регистрация) договоров.
• Организация и координация работы офиса.
• Административно-хозяйственное сопровождение деятельности офиса (организация закупок канцелярии‚ хоз. товаров, расходных материалов‚ мебели‚ организация и контроль поставок офисного оборудования, оргтехники, организация текущего ремонта и рабочих мест, контроль за расходованием материалов).
• Прием посетителей. •Работа с оргтехникой, Интернет, электронная почта.

• Организация кадровой работы компании, подбор и обучение персонала.
• Общее руководство коллективом (расстановка кадров, организация и планирование работы сотрудников).
• Ведение документооборота.
• Ведение клиентской базы.
• Работа с клиентами, поставщиками.
• Закупка и продажа спортивного питания.
• Анализ цен на спортивное питание, формирование ценовой политики компании.
• Контроль и формирование сроков и качества поставок спортивного оборудования, питания.
• Создание, заполнение и сопровождение базы данных поставок спортивного питания.
• Маркетинговые исследования.
• Рекламная политика, размещение во все носители.
• Отслеживание работы спортзалов.
• Улаживание конфликтов.