Электронная трудовая книжка перед сменой работы: семь строк, которые нужно проверить
В сентябре 2026 года кандидат собирается менять работу. В резюме у него написано ведущий инженер с марта 2023 года, в кадровом документе - инженер с апреля, а перевод на ведущую должность вообще не виден. На собеседовании это может показаться мелочью. При оформлении, подтверждении опыта или назначении выплаты разница превращается в переписку с бывшим работодателем.
Социальный фонд России выпустил в 2026 году актуальную памятку по электронной трудовой книжке. В ней сохраняются сведения о работодателе, приемах, постоянных переводах, увольнениях, приостановлении и возобновлении договора, должности и реквизитах кадрового документа. Получить выписку можно дистанционно. Но доступность документа не означает, что его можно никогда не читать.
Сначала разберитесь в двух формах
СТД-СФР формируется из информационных ресурсов Социального фонда и показывает сведения, которые работодатели передали в систему. СТД-Р выдает конкретный работодатель за период работы у него. Эти документы дополняют друг друга. Если спорная запись относится к последнему месту, полезно получить обе формы и сравнить их с трудовым договором, дополнительными соглашениями и приказами.
Тем, кто впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, сведения ведут только электронно. У остальных электронная история по умолчанию охватывает данные начиная с 2020 года, поэтому бумажную книжку с более ранними периодами нельзя выбрасывать. СФР прямо рекомендует ее хранить. Отсутствие старой записи в электронной выписке не всегда означает потерю стажа.
Строка 1. Полное наименование работодателя
Сверьте юридическое название, а не бренд на вывеске. Компания могла переименоваться или пройти реорганизацию. В выписке должны быть отражены сведения об изменении наименования. Если резюме использует торговую марку, добавьте в личные заметки юридическое лицо, чтобы рекрутер и кадровик понимали, что речь идет об одном месте.
Строка 2. Дата приема
Сравните ее с подписанным трудовым договором и фактическим началом работы. Ошибка на один месяц может возникнуть из-за неверно переданных сведений или смешения даты оффера с датой приема. В резюме лучше использовать подтверждаемую дату, а не день первого знакомства с будущим руководителем.
Строка 3. Должность и трудовая функция
Внутреннее название команды не всегда совпадает с должностью по договору. Продакт, руководитель продукта и начальник отдела могут описывать похожую работу, но в кадровой истории это разные формулировки. Для резюме допустим понятный рынку заголовок, однако при проверке опыта нужно уметь объяснить соответствие официальной должности реальным задачам.
Строка 4. Постоянные переводы
СФР указывает, что в электронной книжке учитываются переводы на другую постоянную работу. Проверьте повышение, смену подразделения и другую кадровую перемену, оформленную как постоянный перевод. Временная подмена коллеги и разовое поручение могут не образовывать такую запись, поэтому не требуйте от выписки того, чего закон в нее не включает.
Строка 5. Увольнение и основание
Сверьте дату, формулировку и реквизиты документа. Особое внимание нужно, если прежний договор расторгали, а затем заключали новый внутри группы компаний. Для системы это могут быть увольнение и новый прием, хотя в разговоре человек называет все одним непрерывным местом работы.
Строка 6. Приостановление и возобновление
Такие кадровые события также входят в перечень электронной книжки. Не пытайтесь самостоятельно удалять непонятную строку из своей версии резюме. Сначала выясните у работодателя, каким документом она создана и верно ли передана.
Строка 7. Реквизиты документа
Номер и дата приказа или другого основания помогают быстро найти ошибку. В обращении лучше писать не у меня неверный стаж, а конкретно: в строке с датой такой-то указана должность, которая не совпадает с дополнительным соглашением номер таким-то.
Как исправить ошибку
Если неверную или неполную информацию передал действующий или бывший работодатель, СФР указывает: по письменному заявлению работника работодатель обязан исправить или дополнить сведения и направить их для хранения в ресурсы фонда. Приложите копии подтверждающих документов, оставьте у себя заявление с отметкой о получении или электронное подтверждение отправки.
Если компания прекратила работу либо вопрос касается периода до 2020 года, маршрут может отличаться. Пригодятся бумажная трудовая книжка, архивная справка, заверенные копии приказов и другие подтверждения. В сложной ситуации запросите разъяснение СФР или воспользуйтесь официальным сервисом трудовой консультации.
Проводите такую сверку раз в год и обязательно перед сменой работодателя. Сохраните выписку, но для передачи используйте свежий документ. Пять минут проверки сейчас дешевле недели восстановления истории после того, как старый кадровик уже не отвечает на телефон.